企業経営において経費精算業務は非常に重要な役割を果たします。適切な経費管理を行わないと、経営効率の低下や税務リスクにもつながりかねません。近年、経費精算の手間を大幅に軽減できる「法人カード」の導入が広がっています。しかし、法人カードを使った決済の際には、正しい領収書の取り扱いが必要不可欠になります。本記事では、法人カードと領収書の基礎知識から、効率的な管理方法、節税のポイント、適切なカード選択まで、経営者・経理担当者に役立つ情報を徹底解説します。
法人カードと領収書の基本知識
法人カードとは？そのメリットとデメリット
法人カードとは、企業や法人が従業員に支給するクレジットカードのことを指します。個人のプライベート用途ではなく、あくまでも業務上の支払いに利用するカードです。従来の現金払いや個人カード払いに比べ、以下のようなメリットがあります。
- 経費精算の手間が省ける
- 従業員の立替負担がなくなる
- ポイントを効率的に貯められる
- 不正利用を防げるセキュリティ機能が付いている
一方、デメリットとしては以下が挙げられます。
- 利用額の上限設定が必要
- 年会費がかかるケースがある
- カード管理が複雑になる可能性
このように、法人カードの導入は経営の効率化に大きく貢献できますが、適切なカード選択と運用体制の構築が重要になります。
領収書の基本的な書き方
領収書には、会計処理上、以下の項目が記載される必要があります。
- 取引日
- 支払先の名称・所在地
- 内容
- 税抜・税込金額の区分
- 消費税額
一方、誰が領収書を書いたかは問われません。自身で領収書を作成し、店舗側に押印してもらうのが一般的です。あくまで税務上の要件を満たせば、手書きの領収書でも有効とされます。
法人カードを使用した際の領収書の書き方
法人カードを利用して支払いを行った場合、ほとんどの店舗では「売上票(レシート)」が発行されます。この売上票は領収書の代わりになるため、そのまま大切に保管する必要があります。
ただし、一部の店舗では、領収書発行の際に「クレジットカードで支払ったことを明示しないと無効」という対応をする場合があります。そういった状況では、売上票に「法人カード番号や会社名を手書きで記入」することで、有効な領収書として認められます。
法人カードと領収書の効率的な管理方法
領収書の整理と保存のノウハウ
領収書の適切な取り扱い
経費処理を円滑に行うためには、領収書の適切な取り扱いが欠かせません。一般的な手順は以下の通りです。
- カード利用の都度、領収書(売上票)を確実に受け取る
- 領収書の控えを作成する(コピーするなど)
- 社内の決まりに従い、速やかに経理部門へ領収書を提出
- 経理部門で二重計上や不備がないかチェックを行う
- 所定の保存期間、領収書を適切に保管する
このように、領収書を正しく取り扱うことで、後々の税務トラブル回避や調査対応にも備えられます。
手動での集計方法
規模が小さい企業では、経費のデータ入力や集計作業を手動で行うケースがあります。その際のポイントは以下の通りです。
- 出張経費や交際費など、経費の種類分けをしっかり行う
- Excel等の表計算ソフトを活用する
- 月次や四半期で必ずチェックと集計作業を行う
- 人為的ミスを防ぐため、複数人で確認を行う
手動作業には多大な手間がかかりますが、一定のルールを決めて実施することが大切です。中長期的には経費管理システムの導入も検討すべきでしょう。
法人カードの領収書を活用した適正な節税対策
2023年10月、インボイス制度が開始されました。この制度は消費税の仕入控除要件を変更し、企業の節税対策に影響を及ぼしています。従来は様式を問わず領収書があれば仕入税額控除が認められていましたが、インボイス制度導入後は一定の記載事項が求められるようになりました。
法人カードの利用明細書は領収書に準じますが、カード会社によって内容が異なるため、国税当局が定める要件を満たしているか確認が必要不可欠です。また、重複計上リスクを回避するため、カード決済時の売上票や領収書とともに利用明細を保管することが推奨されています。
一般に法人カードの会計処理は発生主義に則り、経費の借方計上とカード会社への支払の貸方計上が行われます。例えば交通費の場合、カード払い時に交通費を借方計上し、カード会社への実際の支払時に預金の貸方計上を行います。
なお、インボイス制度によって3万円以下の少額経費でも証憑書類の保存が義務付けられたため、現場と経理の事務負担が増大する可能性があります。このように、法人カードを適正に活用し、確実な節税を図るには、新制度の内容を熟知し、適切な会計処理を行うことが何より重要となります。
法人カードの領収書管理をデジタル化
電子領収書のメリットと注意点
経費精算の手間を大幅に削減するには、電子領収書の活用が有効な選択肢です。メリットは以下の通りです。
- 紙の領収書を保管する手間が省ける
- データでの一元管理ができる
- 共有や転送がスムーズ
- 検索や集計がしやすくなる
- ペーパーレス化で環境に配慮できる
一方、電子領収書の利用には以下の点に注意が必要です。
- 発行元の信頼性を確認する
- PDF等の永続的な形式で保存する
- タイムスタンプの付与など、改ざんされないよう対策を講じる
企業規模に応じて、メリット・デメリットをよく検討し、電子化の是非を判断すべきでしょう。
クラウドを活用した経費管理
紙やPDFの領収書からさらに一歩進んで、クラウド上で一元的に経費管理を行うのも有力な選択肢です。代表的なクラウドサービスとしては、以下が挙げられます。
- マネーフォワード クラウド経費
- 弥生会計オンライン
- freee 会計
マネーフォワード クラウド経費
国内最大手の経費精算クラウドサービスです。スマホのカメラで領収書を読み取り、承認フローを自動化できるのが大きな特徴です。AIによる自動仕訳や、各種アプリとの連携も可能で、経費処理の自動化に長けています。
弥生会計オンライン
老舗の会計ソフトウェアベンダーが提供するクラウド会計サービスです。会計ソフトと同等の高い機能性とセキュリティを備え、特に税理士との連携がスムーズに行えます。経費精算だけでなく、会計業務全般をクラウド上で行えます。
freee会計
スモールビジネス向けのクラウド会計ソフトとして人気があります。初期費用がかからず、使いやすいUIが特徴的です。経費だけでなく、請求書の作成・送信、給与計算なども行え、起業家や個人事業主にも使いこなせるサービスです。
これらのクラウドサービスは、領収書の電子化機能に加え、承認ワークフローやデータ分析など、経費精算業務の自動化・効率化をトータルでサポートします。特に中堅・大企業では、バックオフィス業務のDX化の一環として、クラウドシステムへの切り替えが広がる傾向にあります。
法人カードの領収書と税務
法人カードの領収書を活用した節税方法
節税効果が期待できるデジタル化方法
前述の通り、法人カードの領収書の適切な取り扱いによって、消費税の全額控除が可能になります。一方で、経費計上の際の不備などで消費税の一部が控除できないリスクもあります。
このようなリスクを回避するには、経費データの電子化と一元管理が有効な手段となります。例えば、スキャンデータの保存やクラウド経費ソフトの活用などで、証憑の散逸を防げます。さらに、AI-OCR機能による自動読み取りを行えば、金額や内容の判断ミスも抑えられます。こうした取り組みで、適正な税務処理を担保し、確実な節税効果を得ることができるのです。
税務監査に備えた領収書の管理
法人カードの領収書の保存期間は、基本的に「7年間」です。この間に法人税の確定申告が修正申告された場合、さらに控除可能な消費税があるかもしれません。7年間は国税当局の税務調査対象期間でもあり、領収書を残しておく必要があるのです。
企業規模が大きくなれば、大量の領収書を保管することは難易度が高くなります。そこで、領収書のスキャンデータ化と共にクラウド経費ソフトを活用することで、長期保管に対応できます。また、トラブル時の説明資料としても活用できるため、税務当局への対応を円滑に行えます。
こうした取り組みは、企業の信頼性向上にもつながり、適正な法人税申告の証となります。
法人カードの選択とその領収書管理機能
適切なカード選択で営業を効率化
法人カードの領収書を適切に管理し、デジタル化することは、税務処理において重要な役割を果たします。電子帳簿保存法に準拠することで、経費の処理や税務監査への対応が効率的になります。
紙で受領した領収書をデジタル化する場合、特定の要件を満たす必要があります。これには、適切な入力期間、必要な解像度とカラー画像での読み取り、タイムスタンプの付与、関連情報の保存などが含まれます。また、データの検索機能を確保し、運用方法を明確に定めることも重要です。
2022年の電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存後の紙の領収書などの保存が不要になり、紙の原本とスキャンした内容の照合作業も不要となりました。これにより経理業務の負担が軽減され、電子帳簿保存法に対応した会計システムを使用することで、業務の簡素化や効率化が可能になります。
電子帳簿保存法に対応したシステムを利用することで、従業員が会社の経費を立て替えて電子データで領収書を受領した際に、会社がその状態を管理し、電子保存を行うことができます。これにより、保管スペースの削減や紛失・改ざんリスクの低減など、多くのメリットがあります。
また、電子帳簿保存法に対応するためには、適切な社内規定の策定、システムの選定、運用方法の整備が必要です。社内に導入する際は、経理部門から試験導入を始め、徐々に拡大するといった対策も考慮することが推奨されます。
法人カードの領収書をデジタル化することで、税務処理の効率化とリスク軽減を実現することができます。ただし、法律や技術的な要件に従うことが重要です。
おすすめの法人カード
MIYABI CARD（VISA）
出典元：https://miyabi-gc.jp/visa.html
MIYABI CARD(VISA)は、創業間もない企業代表者や個人事業主でも審査を受けられるビジネスカードです。
ビジネスライフを総合的にサポートする多くの特長があります。
【主な特長】
・決算書の提出不要
・個人事業主も利用可能
・最短3営業日で発行可能
・年会費初年度無料、次年度以降16,500円(税込・経費計上可)
・限度額最大500万円
・ポイント還元率0.5%※ ※ポイント交換商品により変動あり
・後から分割払いへの変更が可能
さらに、税金の支払いでもポイントが貯まり、海外利用時のサポートも充実しています。ビジネスに役立つ特典も満載です。
年会費は初年度無料で、WEBから簡単に申し込みできます。最短3営業日で発行されるので、スピーディな対応が可能。創業間もない企業代表者や個人事業主でも審査を受けられるのが大きな魅力です。経費精算の効率化やポイント獲得などメリットが多数あるので、ビジネスに欠かせない特別な1枚となることでしょう。
※MIYABI CARDは、企業名義ではなく企業代表者や個人事業主の「個人」名義で申込／契約を行うカードです。また、審査は企業与信ではなく個人与信のため、個人のクレジットヒストリーに影響します。
JCB MIYABI CARD
JCB MIYABI CARDは、さまざまな経営者をサポートする充実の特長を備えたビジネスカードです。
【主な特長】
・個人事業主も利用可能
・年会費は初年度無料、次年度以降11,000円(税込・経費計上可)
・ポイント還元率1% (200円ごとに2ポイント)
・接待交際費や事業経費、公共料金でもポイント付与
・効率的な資金運用※最長53日間の支払い延長
・ショッピング限度額最大300万円
JCB MIYABI CARDは、初年度年会費無料で高いポイント還元率が魅力的です。ビジネス経費でもポイントが貯まり、豊富な特典でビジネスライフを強力にサポート。キャッシング・分割払いにも対応し、最大300万円の高い限度額設定です。個人事業主も利用可能で、追加カードの発行や利用明細の確認も簡便。ETCカードや従業員カードの追加発行も可能で、ビジネスニーズを幅広くカバーする総合的な法人カードと言えます。
ライフカードビジネスライトプラス
ライフカードビジネスライトプラスは、法人代表者や個人事業主向けに提供されるビジネスカードです。
【主な特徴】
・年会費永年無料（ゴールドカードを除く）
・申込Web完結
・最短3営業日発行
・限度額最大500万円
・追加カードの発行可能（ETCカード1枚、従業員カード3枚）
ライフカードビジネスライトプラスは、年会費が永年無料である点（ゴールドカードを除く）や、申し込みがWebで完結できる点です。また、最短3営業日で発行可能であり、限度額は最大500万円です。これにより、ビジネスにおいて必要な資金調達や経費管理を効率的に行うことができます。
セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード
出典：https://www.saisoncard.co.jp/amextop/sbs-pro/
セゾンプラチナ・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード（以下、セゾンプラチナビジネスカード）は、国際的ブランド力の高いアメリカン・エキスプレス・カードを比較的手軽に利用することができます。
【主な特長】
・SAISON MILE CLUBに登録で最大1.125%の高還元率のマイルプログラム
・2,000円（税込）ごとに永久不滅ポイントが貯まる
・最短3営業日で発行
・24時間365日対応のコンシェルジュサービス
・最高1億円まで補償の旅行傷害保険
・世界中の1,400ヵ所以上の空港ラウンジを利用できるプライオリティ・パス
セゾンプラチナビジネスカードは、ビジネスオーナーや個人事業主向けに提供される高性能なクレジットカードです。このカードは、ビジネス経費の管理を効率化し、様々な特典やサービスを通じて、ビジネスの成長をサポートします。特にJALのマイル還元率が高く、永久不滅ポイントが貯まる点が大きな魅力です。
マネーフォワード ビジネスカード
出典元：https://biz.moneyforward.com/
マネーフォワード ビジネスカードは、以下の特徴を持つ法人カードです。
- 起業・開業直後でも発行可能
- ポイント還元率1~3%
- 最短即日発送で1週間程度でカード到着
- ポイント1%還元、マネーフォワード関連決済は3%還元
- 月間利用額に応じて最大5万円分のボーナスポイント
- 初期費用・年会費無料(一部条件あり)
- 従業員の経費立替不要で精算作業削減
- マネーフォワードクラウドと連携し、経費精算・給与合算・会計ソフト仕訳を自動化
つまり、発行が容易で高還元率、初期費用無料、従業員の経費処理の自動化など、起業直後の法人にとって利便性が高いサービスとなっています。
GMOあおぞらネット銀行のMastercardプラチナデビットカード
出典：https://gmo-aozora.com/promotion/lp/priv_debit_customer/
GMOあおぞらネット銀行のMastercardプラチナデビットカードは、以下の特徴を持つ法人・新設法人向けのカードです。
- 最大1.2%の高還元率でビジネス支出が有益な投資に
- カスタマーステージ最高ランクで、ATM出金手数料・他行振込手数料が月20回まで無料
- 頻繁な金融取引を行う企業ならば、これらの優遇措置によるコスト削減効果が大きい
- 不正利用補償やリアルタイム通知など、高いセキュリティも備わっている
つまり、ビジネス支出に対する高還元率と手数料無料化で経費節減が図れ、加えてセキュリティ面での安心感も得られるため、法人・新設法人の日常的な運営に適した実用的なデビットカードと言えます。
GMOあおぞらネット銀行のビジネスデビットカード
出典元：https://gmo-aozora.com/promotion/lp/business-debit/
GMOあおぞらネット銀行のビジネスデビットカードは、以下の特徴を持つサービスです。
- 新設法人や創業期の企業、経営者向けに設計された金融サービス
- 与信審査が不要で、迅速かつ手軽にカードが入手可能
- 日額最大2億円(マスターカードは1,000万円×20枚)の高い利用限度額で柔軟な資金調達が可能
- 年会費や維持費が無料で経営コストを抑制できる
- 利用額の最大1%がキャッシュバックされるなど、経済的メリットが大きい
つまり、創業期や急な資金ニーズにも対応でき、低コストで資金の流動性を確保することができる実用的なビジネスデビットカードと言えます。
法人カード利用で発生するトラブルとその対処法
よくあるトラブル事例とその防止策
法人カードの利用において、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。主なケースとしては、以下が挙げられます。
- 誤って個人用途で使用された
- 領収書や売上票の紛失
- 金額の計上ミス
- 利用限度額を超過した
- カードの不正利用や紛失被害
トラブル防止策としては以下のような対策が必要です。
- 社内規程の策定とその徹底した周知
- 経理担当者によるチェック体制の構築
- クレジットカード会社の付帯サービスの活用
- カードの適切な管理方法の周知
- 一定期間ごとの経費チェックと不備の早期発見
特に大企業では、従業員教育と運用ルールの整備が欠かせません。一方、中小企業であれば比較的シンプルな対策で済む場合が多いでしょう。トラブルリスクを常に意識し、予防策を講じることが肝心です。
トラブル時の対処法
万が一トラブルが発生した場合でも、適切な初期対応があれば被害を最小限に食い止められます。主な対処法は以下の通りです。
- カードの利用停止や第三者への不正利用の有無確認
- 経理部門への迅速な報告と事実関係の解明
- クレジットカード会社への連絡と対応要請
- 再発防止策の検討と運用体制の見直し
- 必要に応じて警察などの外部機関への相談
大切なのは、速やかな対応と原因の特定です。トラブルの深刻度に応じて、外部の専門家に相談するのも賢明な方法でしょう。二次被害を防ぐ観点からも、迅速な初期対応が何より重要となります。
まとめ
本記事では、法人カードと領収書の基礎知識から運用ノウハウ、デジタル化の方法、カード選択のポイントまで幅広く解説してきました。経費精算は経営の根幹を成す重要な業務です。法人カードと領収書を適切に取り扱うことで、業務の効率化と節税効果が期待できます。
DXが進む中、経費精算業務のデジタル化も加速すると考えられます。クラウド経費管理システムの活用や、AIによる自動化など、新しいソリューションの検討も欠かせません。
経営者や経理担当者は、時代のニーズを的確に把握し、柔軟に対応していくことが求められます。本記事が法人カードと領収書の実務に関する課題解決の一助となれば幸いです。
