「ノンコア業務が忙しすぎて商談を増やせない」「毎月のように多くの残業時間が発生している」などの問題を抱えている営業部は少なくありません。このような悩みを解決するため営業支援の導入が進んでいます。営業支援のメリットは、売上の向上や営業パーソンの負担軽減につながる可能性があることです。生産性の改善や職場環境の向上を目指している場合、有効な対策になりえます。
この記事では、営業支援を導入するメリットを詳しく解説するとともに具体的な導入方法、営業支援サービスの選び方などを紹介しています。以下の情報を参考にすれば、自社の状況に合わせた判断を下しやすくなるはずです。営業支援に興味がある方は参考にしてください。
営業支援の活用を怠った会社が抱えやすい課題
営業支援の導入を先送りしていると、営業パーソンが優先順位の高い業務を効率よく行えない恐れがあります。優先順位の低い業務を行うため貴重な時間を割かなければならないからです。一般的な営業パーソンの業務として以下のものがあげられます。
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新規顧客・既存顧客へのアプローチ
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新規顧客・既存顧客の育成
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商談とクロージング
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受注・納品対応
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顧客へのアフターフォロー（クレーム対応を含む）
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営業資料・報告書の作成
営業支援を導入していない企業は、これらの業務を1人の営業パーソンが行わなければなりません。営業資料や報告書の作成などに追われると、商談やクロージングに力を注ぎにくくなります。営業パーソンの生産性が低い場合は、営業支援を導入して業務の範囲を見直す必要があるかもしれません。
営業支援を取り入れる一番の目的
営業支援を導入する一番の目的は、営業パーソンが優先順位の高い業務を優先的に行えるようにすることです。優先順位の高い業務はコア業務と言い換えられます。つまり、営業コアタイムを拡大させることが営業支援を導入する主な目的です。代表的なコア業務として、商談やクロージングがあげられます。
これらに費やす時間が増えると、営業パーソンの売上は向上する傾向があります。営業コアタイムを拡大させて売上を伸ばすことが、営業支援を導入する最終的な目的といえるでしょう。
営業パーソンが営業コアタイムに行うべき業務
営業支援を導入する場合、営業コアタイムに行う業務を検討しておかなければなりません。営業パーソンの役割は、自社の商品やサービスを提案・販売することです。以上の役割から、売上に直接つながる業務を優先的に行うべきと考えられます。具体的な業務の例は次のとおりです。
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顧客へアプローチをかける
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顧客の要望や課題をヒアリングする
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解決策として自社の商品を顧客へ提案する
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契約に向けて具体的なアプローチをかける（クロージング）
もちろん、新規顧客へアプローチをかける、既存顧客へルートセールスをかける、顧客へクロスセル・アップセルをかけるなども含みます。業務の共通点は、売上につなげるため顧客と接していることです。
なお、これら以外の業務を行っている時間を営業ノンコアタイムといいます。見積書や報告書の作成なども重要な業務ですが、時間を費やしても営業マンの売上が劇的に伸びることはありません。それどころか、時間をかけすぎるとチャンスロスにつながることもあるでしょう。自社にとってのコア業務を見極めておくことが重要です。
営業支援を受けるメリット
営業支援には、さまざまなメリットがあります。代表的なメリットは次のとおりです。
売上の向上
営業支援を受けると、営業パーソンの売上は向上する傾向があります。営業コアタイムが拡大するため、コア業務に注力しやすくなるからです。例えば、報告書の作成に毎月20時間（売上につながらない営業ノンコアタイム）を費やしていた営業パーソンがいたとします。営業支援を受けて、この時間を営業コアタイムに回せるようになると、新たなアポイントや契約を獲得できるかもしれません。
もちろん、短期的に見れば結果につながらないこともあるでしょう。しかし、年単位で見れば、新たなアポイントや契約を獲得できる可能性は高いはずです。各営業パーソンの活動を後押しできる点は、営業支援を導入する大きなメリットです。
営業担当の負担減
日々の業務に大きな負担を感じている営業パーソンは少なくありません。原因はさまざまですが、報告書の作成や会議をはじめとするノンコア業務もそのひとつといえるでしょう。これらが負担になりやすい理由は、コア業務と並行して行わなければならないうえ、努力をしても売上につながりにくいからです。「コア業務に取り組みたいのに忙しくてできない」などの葛藤が身体的、精神的な負担になってしまいます。
営業支援を導入すれば、自動化などでノンコア業務による身体的な負担を減らせます。また、コア業務に集中しやすくなるため精神的な負担も軽減するでしょう。働きやすい環境づくりに役立つ点も営業支援を導入するメリットです。
営業活動の効率化
営業支援の導入は、営業活動の効率化にもつながります。顧客情報をもとに絞り込みを進めて無駄な訪問を減らせば成約率は向上します。あるいは、営業日報を外部から入力できるようにして入力作業を簡略化することも考えられます。直帰できる体制を構築できれば、残業時間を削減できるかもしれません。
以上のほかでは、営業パーソン以外でもできることを他のスタッフへ任せてノンコア業務を減らすことも可能です。浮いた時間を使って営業コアタイムを拡大できます。営業支援を導入すれば、業務に潜むさまざまな無駄を排除できるため、営業効率が高まります。
営業担当のモチベーション向上
営業支援の導入により、営業パーソンのモチベーションを高められる可能性もあります。ノンコア業務の負担が減るためコア業務に集中しやすくなるからです。売上や評価につながる仕事に取り組めることで、業務のストレスが減りモチベーションが高まるといえるでしょう。あるいは、営業成績が伸びて自己評価や他者評価が高まり、やりがいを感じるなども考えられます。
いずれにせよ、営業パーソンが前向きに働ける環境を提供しやすくなる点は営業支援を導入するメリットです。
優秀な人材の確保
営業支援を導入すると、優秀な人材を確保しやすくなる可能性もあります。ここまでの説明でわかるとおり、営業パーソンにとって働きやすい環境になるからです。具体的には、以下の環境に近づきます。
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肉体的・精神的な負担が小さい
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売上を伸ばしやすい
営業支援が行き届いている職場は、営業パーソンが専門的なスキルや能力を発揮しやすい環境といえるでしょう。このような環境は魅力的であるため、働きたいと考える求職者が増える可能性があります。特に、環境を客観的に評価できる経験豊富な営業パーソンは魅力を感じやすいといえます。営業支援の導入により、優秀な人材を確保することや採用コストを削減することなども期待できます。
営業支援の具体的な方法
営業支援の具体的な方法はさまざまです。自社の環境や目的に合っている方法を選択することが重要といえるでしょう。ここでは、営業支援の主な方法を紹介します。
MAの導入
MAは「Marketing Automation」の略語です。名称からわかるとおり、マーケティング活動を自動化するツールなどを指します。基本的な役割は次のとおりです。
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見込み客の獲得
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見込み客の育成
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見込み客の選別
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見込み客の管理
営業活動の前段階を支援するツールと考えられます。具体的には、Webサイトの閲覧履歴を分析したり、メールやキャンペーンを配信したりする機能などを搭載しています。見込み客が自社Webサイトへ訪問した回数、そこでの行動履歴などをもとに、確度の高い見込み客を選別することも可能です。
MAを導入すると、現時点の顧客情報をもとに営業活動を展開できるため、ウォームリードやホットリードを逃しにくくなります。また、顧客の状況に合わせた、細やかな対応も実現しやすくなります。
SFAの導入
SFAは「Sales Force Automation」の略語です。営業支援システムなどと訳されます。基本的な役割は次のとおりです。
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顧客情報の一元管理
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営業活動の進捗状況を管理
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ルーチンワークの自動化
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ノウハウの蓄積と共有
SFAは、属人化しやすい営業情報を管理して営業活動を効率化するツールと考えられます。具体的には、顧客の企業名・住所・連絡先・決済担当者などを管理する顧客管理機能、営業活動の流れを管理する案件管理機能、営業パーソンの具体的な活動を記録する行動管理機能、見積書や営業日報を作成する機能などを備えています。
これらの機能で、コア業務に集中しやすい環境をつくるとともに営業活動を可視化する点が特徴です。各営業パーソンの課題を発見する、現在の状況に応じた営業戦略を立案するなどを行えます。
CRMの導入
CRMは「Customer Relationship Management」の略語です。顧客関係管理などと訳されます。基本的な役割は次のとおりです。
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顧客情報の一元管理
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マーケティング支援
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カスタマーサポート
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部署を横断した情報の共有
CRMは、MAやSFAで獲得した顧客の情報を一元管理して良好な関係を維持していくためのツールといえるでしょう。具体的には、取引履歴や問い合わせの内容、商談情報などを含む顧客情報を一元管理する機能、キャンペーンなどへの参加情報を記録する機能、アフターフォローに関連する機能などを備えています。複数の部署で情報を共有できる機能を備えている点もポイントです。
単に顧客関係を管理するだけでなく、事業戦略の立案などにも貢献します。SFAとの主な違いは、顧客との関係構築に焦点をあてていることです。ただし、CRMとSFAを統合した製品が登場するなど、その境界線は明確ではありません。
事務作業の外注
営業支援の方法は、ツールの活用だけではありません。事務作業を外部企業へ委託することもできます。代表的な事務作業として、顧客情報の入力、営業用資料の作成、受発注処理などがあげられます。例えば、顧客情報の入力や見積書の作成を外注すれば、営業パーソンはコア業務に集中しやすくなるでしょう。また、残業時間を減らせる可能性もあります。
主な外注方法として、営業事務代行会社への依頼が考えられます。営業事務代行会社の強みは、専門的なノウハウを蓄積しているケースが多い点です。あるいは、クラウドソーシングサービスなどを活用してフリーランスへ依頼することもできます。フリーランスの強みは、営業事務代行会社よりも柔軟性が高いことです。ただし、サービス品質にばらつきが生じやすいとされています。
事務作業の自動化・簡略化
事務作業の自動化・簡略化でも事務作業の負担を減らせます。代表的な方法といえるのが、VBAの活用です。VBA（Visual Basic for Applications）はMicrosoft Officeの機能を拡張するプログラミング言語です。Excelでマクロ機能を使用するときに必要になります。マクロは、操作手順の記録といえるでしょう。つまり、VBAを用いてマクロを作成すれば特定の操作を自動化できます。ちなみに、VBAはPowerPointやWordなどで使うこともできます。
同じく代表的な方法といえるのがRPAの活用です。RPAは、パソコンで行う事務作業を自動化するソフトウェアロボットといえます。RPAを活用すれば、Microsoft Office以外の事務作業も自動化・簡略化できる可能性があります。
インサイドセールスとアウトサイドセールスの分業
営業をインサイドセールスとアウトサイドセールスにわけて分業することも有効です。インサイドセールスは、電話・メール・Web会議ツールなどを用いて行う非対面の営業を指します。主な役割は、獲得した見込み客を育てて案件化することです。分業体制を構築すれば、見込み客へ効率よくアプローチできるでしょう。
アウトサイドセールスは、顧客を訪問して商品やサービスを提案する対面の営業です。契約の獲得を主な役割とします。分業体制を構築すれば、顧客と密なコミュニケーションを図れるようになるでしょう。売上の向上を期待できます。
営業代行会社の活用
営業代行会社の活用も、検討したい営業支援の方法といえます。営業活動の一部または全部を外注できるからです。業務内容はサービスで異なりますが、アポイントの獲得、見込み客の育成、商談の代行、アフターフォローなどを依頼できるケースが多いでしょう。また、サービスによっては、営業戦略の立案などを依頼することもできます。
活用例として、工数が多くなりがちな新規開拓営業の代行を依頼するなどが考えられます。社内の人的リソースを有効活用しやすくなるはずです。営業代行会社には、スキルの高い人材へ依頼できる、教育コストを抑えられるなどの魅力があります。
営業支援整備までの流れ
営業支援の導入には準備が必要です。どのように進めればよいのでしょうか。営業支援導入の基本的な流れを紹介します。
コア業務とノンコア業務の分類
営業コアタイムに取り組むべき業務を明らかにするため、営業パーソンの業務をコア業務とノンコア業務に分類します。コア業務とノンコア業務の例は次のとおりです。
【コア業務】
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アポイントメントの獲得
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初回訪問
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課題・要望のヒアリング
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商談
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商品・サービスの提案
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クロージング
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受注
【ノンコア業務】
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顧客リストの作成
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営業書類の作成
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スケジュール調整
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日報作成
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会議
営業パーソンの業務は、営業プロセスを可視化するとわかりやすいはずです。業務を適切に分類することで、営業プロセスに潜む課題を見つけやすくなります。
課題の洗い出し
業務をコア業務とノンコア業務に分類してから、営業活動における課題を洗い出します。ポイントは、営業コアタイムの妨げになっている業務を見つけることです。想定以上に時間がかかっているノンコア業務などは、営業パーソンの負担になっている可能性が高いといえます。課題を洗い出せない場合は、過去の営業資料などを振り返るとよいでしょう。躓きが発生しているポイントを見つけられるはずです。
ただし、課題の洗い出しは慎重に行わなければなりません。課題を見誤ると、適切な解決策を導き出せないからです。導入した営業支援策が新たな課題になってしまうことも考えられます。
課題解決のための最適解の検証
課題が明らかになったら解決策を検討します。基本の解決策は「なくす」「減らす」「変える」の3つです。例えば、環境の変化などで必要性を失っている業務は「なくす」ことを検討できます。ただし、業務に与える影響が大きいため、よく考えて決定しなければなりません。必要性は認められるものの負担が大きすぎるものは「減らす」を検討できます。
例えば、日報の入力内容を必要最小限にするなどが考えられます。これらで対応できない課題は「変える」を検討するとよいでしょう。業務内容を変えたり担当者を変えたりすることで、課題を解決できることがあります。
営業支援サービスの選び方
営業支援サービスは、自社の目的などにあわせて慎重に選択する必要があります。選び方のポイントは次のとおりです。
サポート体制の充実性
営業支援ツールを導入するときは、サポート体制を確認しましょう。コストをかけてMAやSFAを導入しても、操作や活用が難しいと定着しないことがあります。自社が必要とするサポートを受けられるサービスを選ぶことが重要です。専任の担当者が導入から定着まで伴走してくれるサービスであれば定着しやすいでしょう。
営業代行会社を導入するときもサポート体制に注意が必要です。充実しているサービスは、営業戦略の立案や営業の仕組み化（独自の営業手法の確立）などまでサポートしてくれることがあります。必要性を見極めて、依頼先を選択しましょう。
システムのデータ連携・操作性
営業支援ツールと他のツールなどを連携させると業務を効率化しやすくなります。例えば、SFAと名刺管理ツールを連携させて顧客情報を取り込む、MAとSFAを連携させてマーケティング部門と営業部門で情報を共有するなどが考えられます。営業活動の効率化などを進めたい場合は、関連するツールなどとデータ連携できることを確かめておきましょう。同様に、操作性も確認しておきたいポイントです。操作性が悪いと、営業支援ツールの活用が新たな負担になってしまいます。誰でも直感的に操作できるものを選ぶことが重要です。
必要最低限の機能
営業支援ツールの機能は、サービスで異なります。多くの機能を搭載していても、使いこなせないと宝の持ち腐れになってしまいます。機能が多すぎて、使い勝手が悪くなることも考えられるでしょう。高度な機能や豊富な機能を搭載しているサービスが、必ずしも優れているわけではありません。自社が必要とする機能、使いこなせる機能を見極めてサービスを選ぶことも重要です。
自社へのデータ蓄積の有無
営業支援サービスを活用するときは、自社へデータを蓄積できることも確認しておかなければなりません。データを蓄積できない場合、一時的に結果がでても継続性を保つことは難しくなります。なぜ結果がでたか、どうすれば結果をだし続けられるかなどを検証できないからです。営業に関連するデータは、会社の財産といえます。導入前に、蓄積の有無を確認しておきましょう。
費用対効果の検証
営業支援ツールには、一定のコストがかかります。導入にあたり、費用対効果も考えておかなければなりません。多機能な製品は費用対効果が高いと考えがちですが、使わない機能が多いと、そうとは言い切れなくなります。コストが安い製品も同様です。機能が不足している、サポートを受けられないなどの理由で活用できないと無駄遣いになってしまいます。費用対効果を評価する基準は企業によりさまざまです。自社の視点で検証を進めましょう。
営業支援のおすすめサービス
顧問バンク
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まとめ
営業パーソンが、優先順位の高い業務を効率よく行えるようにサポートすることを営業支援といいます。ここでいう優先順位の高い業務は、売上につながるコア業務です。つまり営業支援は、営業コアタイムを拡大する取り組みといえます。
営業支援の主なメリットは、売上の向上を期待できることです。ノンコア業務に費やしていた時間をコア業務へ回せるためこのメリットが生じます。また、営業パーソンの負担軽減、モチベーション向上などにもつながります。
具体的な支援の方法として、MA・SFA・CRMや事務代行会社・営業代行会社の活用などが考えられます。それぞれの役割や強みは異なるため、自社の目的にあわせて選ぶことが重要です。この記事を参考に、営業支援の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
