企業の業務効率化には欠かせない複合機。その導入方法としてリースが注目されています。複合機リースは、初期費用を抑えつつ最新の機器を利用できるため、特に資金に制約がある中小企業にとって非常に有利です。本記事では、複合機リースのメリットやデメリット、選び方のポイントについて詳しく解説します。これにより、企業の意思決定者が最適なリース契約を結ぶための情報を提供します。
複合機リースとは？
複合機リースの基本的な仕組み
複合機のリースとは、リース会社が所有する複合機を企業が月々のリース料金を支払うことで利用するサービスです。リース契約の間、複合機の所有権はリース会社にあり、企業はあくまでも借用する形になります。これにより、初期費用を大幅に抑えることができる点が魅力です。購入と比較すると、リースは初期投資を抑えつつ最新の機器を使用できるため、特に資金に制約がある中小企業にとって非常に有利です。
リースの種類
複合機リースには主にファイナンシャルリースとオペレーティングリースの2種類があります。ファイナンシャルリースは契約期間中の全コストを賄うリースで、リース終了後に機器を購入することも可能です。一方、オペレーティングリースは短期間のリース契約が中心で、契約終了後は機器を返却します。オペレーティングリースは、使用頻度が高くない企業や短期間で機器を更新したい企業に適しています。
複合機リースのメリット
初期費用の削減
複合機リースの最大のメリットは初期費用を大幅に削減できる点です。通常、複合機を購入する場合には高額な初期投資が必要ですが、リース契約では月々の定額支払いのみで利用できるため、資金繰りが楽になります。このため、多くの企業がリースを選択しています。リース契約によって、企業は高額な初期投資を避け、資金を他の重要な業務に充てることができます。
最新機器の利用
リース契約を利用すると、常に最新の複合機を使用することができます。複合機の技術は日々進化しており、新しい機能や性能が追加されることが多いです。リース契約を通じて、最新機器にアップグレードすることが容易にできるため、企業は常に最先端の技術を活用することができます。これにより、業務効率が向上し、競争力を維持することができます。
保守・サポートの充実
リース契約には、通常、保守やサポートサービスが含まれており、故障時の対応や定期的なメンテナンスがリース会社によって提供されます。これにより、企業は安心して複合機を使用することができ、予期せぬトラブルにも迅速に対応してもらえます。保守サービスが含まれていることで、突発的な修理費用を抑え、安定した業務運営が可能になります。
税務上のメリット
リース料金は経費として計上することができるため、税務上のメリットもあります。リース契約により、固定資産税や減価償却の手続きを避けることができ、会計処理が簡素化されます。これにより、企業の税務負担が軽減され、経理業務が効率化されます。さらに、リース契約は予算管理の面でも有利であり、月々の定額支払いが予算計画を立てやすくします。
複合機リースのデメリット
長期契約の拘束
複合機リースのデメリットの一つは、長期契約に拘束されることです。通常、リース契約は3年から5年程度の期間が設定されており、契約期間中はリース料金の支払いが続きます。企業の経営状況や業務内容の変化に伴い、途中で解約したい場合でも中途解約が難しいことが多いです。長期契約による拘束があるため、企業は慎重に契約内容を検討する必要があります。
総コストの増加
リース契約は初期費用を抑えることができる反面、長期的には購入よりも総コストが高くなる場合があります。リース料金には金利や手数料が含まれており、契約期間が長くなるほど支払総額が増加します。そのため、リース契約を検討する際には、総コストをしっかりと見積もることが重要です。リース契約の総コストを購入費用と比較し、どちらが自社にとって有利かを判断することが求められます。
中途解約の制限
複合機リース契約には中途解約ができないことが多いです。契約期間中に企業の業務内容や経営状況が変わり、リース契約を終了したい場合でも、解約手数料が発生することがあります。これにより、企業はリース契約に縛られることになり、柔軟な対応が難しくなることがあります。中途解約の制限を事前に確認し、リース契約を結ぶ際には将来的なリスクを考慮することが重要です。
審査の必要性
複合機リース契約を結ぶ際には、リース会社による審査が必要です。企業の信用力や経営状況が評価されるため、審査に通過しなければリース契約を結ぶことができません。特に新規設立の企業や財務状況が不安定な企業にとっては、審査が一つのハードルとなります。審査を通過するためには、企業の財務状況を整え、リース会社に信頼性を示すことが求められます。
複合機リースの選び方
リース会社の比較ポイント
複合機リースを選ぶ際には、リース会社の比較が重要です。リース料金、サポート体制、契約条件などを比較検討し、自社に最適なリース会社を選びましょう。
料金プラン
リース料金の設定はリース会社によって異なります。月額料金だけでなく、カウンター料金や保守料金などのランニングコストも含めて総合的に比較することが重要です。例えば、OFFICE110では、京セラやシャープの複合機を取り扱っており、機種ごとにリース料金が設定されています。同様に、事務機器ねっとやコピー機ドットコムもリース料金がリーズナブルで、さまざまなプランを提供しています。
サポート体制
故障時の対応や定期メンテナンスの内容を確認しましょう。迅速なサポート体制が整っているリース会社を選ぶことで、安心して複合機を利用できます。例えば、リース会社の中には、専任の技術者が迅速に対応するサポート体制を整えているところもあります。事務機器ねっとやリマックスは、地域密着型のサービスを提供しており、迅速な対応が可能です。
契約条件
契約期間や中途解約の条件、契約終了後のオプションなどを確認し、自社のニーズに合ったリース契約を選びましょう。リース契約には、契約期間中の解約が難しい場合が多いため、事前に契約内容を十分に確認することが重要です。例えば、あるリース会社では、契約終了後に機器を返却するか、新しい機器に更新するかを選択できる柔軟な契約条件を提供しています。
利用目的に応じた機種選定
複合機のリースを検討する際には、利用目的に応じた機種選定が重要です。印刷枚数や速度、印刷品質などの要素を考慮し、自社に最適な機種を選びましょう。
印刷枚数と速度
複合機の印刷枚数や速度は業務の効率に直結します。大量の印刷が必要な場合は、高速印刷が可能な機種を選ぶと良いでしょう。例えば、京セラのTASKalfa4052ciは毎分40枚の高速印刷が可能で、大量の印刷ニーズに対応できます。
印刷品質
デザイン事務所や設計事務所など、印刷品質が重要な場合は、高品質な印刷が可能な機種を選びましょう。Adobe社のソフト（Illustrator・Photoshop）で作成したファイルを再現性高く出力できる機種がおすすめです。シャープのMX2650FNは、1200×1200dpiの高解像度印刷が可能で、細部まで高品質に再現できます。
保守プランの確認
リース契約には、保守プランが含まれていることが多いです。カウンター保守やトナー代込みのプランなど、利用状況に応じて最適な保守プランを選びましょう。
カウンター保守
印刷枚数に応じたカウンター保守プランを選ぶことで、コストを抑えつつ安定した保守サービスを受けることができます。例えば、有限会社オフィスクリエイトのプランでは、モノクロ印刷が1円、カラー印刷が8円でトナー代・保守メンテナンス代が含まれており、非常にコストパフォーマンスが高いです。
トナー代込みプラン
トナー代込みのプランを選ぶことで、予期せぬ追加コストを避けることができます。リース契約にトナー代が含まれていると、消耗品のコストを気にせずに利用でき、経費の予測が容易になります。例えば、コピーホーダイでは、トナー代込みのプランを提供しており、安定したコスト管理が可能です。
おすすめの複合機リース会社
IEグループのOA機器
出典：https://ie-group.co.jp/business/
IEグループは、オフィス機器の分野で高いシェアを誇り、特に複合機でその性能と価格競争力が評価されています。低価格と高品質の製品を提供し、調達力と提案力を強みに、デジタルトランスフォーメーション（DX）を支援するトータルソリューションパートナーとして活躍しています。IEグループは、顧客に最適なオフィス環境を提案し、共に成長することを目指しています。
IEグループのOA機器（複合機）の特長
低価格と高品質
IEグループは、シャープ複合機でNo.1のシェアを持ち、低価格で高品質な製品を提供。これにより、多くの企業がコストを抑えつつ高性能な機器を利用できます。
多機能
印刷、コピー、FAX、スキャニングなど、オフィス業務に必要な機能を一台に集約。機器の設置スペースや管理の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させます。
エコ機能
複数の領収書を一度にスキャンして個別のデータとして保存する機能や、本体トレイからの封筒給紙機能など、紙資源の節約にも貢献します。
先進的なセンサーと音声アシスト
人感センサーで自動的にスリープモードから復帰し、エネルギー効率を向上。音声アシスト機能により、原稿が残っている場合に音声で通知し、情報漏えいや業務の無駄を防ぎます。
プリント革命
出典元：https://printing.ink-revolution.com/
「プリント革命」は、会社のプリンター利用を革新するレンタルサービスです。従来の高額なランニングコストや複雑な契約体系を解消し、定額制での利用を可能にしました。
プリント革命の特徴
定額レンタル
毎月固定料金で追加の初期費用や予期せぬ出費がなく、予算計画が立てやすい。
7日間フリートライアル
サービス導入前に無料で品質や機能を体験可能。
即日発送
注文後2営業日以内に複合機を発送、迅速なサービス利用開始が可能。
専門サポートチーム
10年以上の実績を持つサポートチームが遠隔で迅速にトラブルを解決。
代替複合機の迅速手配
重大な問題発生時に2営業日以内で代替機を発送し、業務の中断を最小限に抑える。
事務機器ねっと
事務機器ねっとは、複合機のリース契約を専門に扱うリース会社で、豊富な機種とプランを提供しています。迅速な対応と充実したサポート体制が特徴です。例えば、事務機器ねっとでは、最新の複合機をリーズナブルな料金で提供しており、多くの企業から高い評価を受けています。
コピー機ドットコム
コピー機ドットコムは、リーズナブルなリース料金と高品質な複合機を提供するリース会社です。中小企業から大手企業まで幅広いニーズに対応しています。例えば、コピー機ドットコムでは、導入から保守までのトータルサポートを提供し、顧客満足度が高いです。
まとめ
複合機リースは初期費用の削減や最新機器の利用ができる一方、契約の拘束や総コスト増などのデメリットもあります。企業のニーズに合わせて最適なリース会社とプランを選ぶことで、効率的かつ経済的に業務を進めることができます。この記事を参考にして、複合機リースの導入を検討してみてください。
