勤怠管理におけるワークフローは、企業の業務効率化と正確な勤怠データの管理に不可欠な要素です。勤怠管理のシステム化は、ヒューマンエラーの防止、ペーパーレス化、そして全体的な業務効率化に寄与します。本記事では、勤怠管理ワークフローの概要とそのシステム化によるメリット、具体的な導入手順について詳しく解説します。
勤怠管理ワークフローの基本
ワークフローとは？
ワークフローとは、業務プロセスを可視化し、組織内の一定のルールに基づいて業務を進行させる仕組みです。特に勤怠管理においては、従業員の出退勤、休暇申請、残業申請などがシステム上で一元管理されます。このシステム化により、業務プロセスの標準化が進み、ミスや漏れの防止、迅速な承認が可能となります。これにより、企業の運営がより効率的かつ透明性のあるものになります。
ワークフローの詳細
ワークフローは、以下の要素で構成されます。
業務プロセスの定義
各業務のステップを明確に定義し、業務の流れを可視化します。例として、勤怠管理では「出勤時の打刻」、「休暇申請」、「残業申請」などのステップがあります。
ルール設定
各ステップにおけるルールや条件を設定します。例えば、休暇申請には「上司の承認が必要」、「申請は3日前までに行うこと」などのルールが設けられます。
自動化
システムにより、ルールに基づいた自動化が行われます。例えば、打刻データが自動的に集計され、勤務時間が計算されます。
承認プロセス
各申請に対して承認プロセスが組み込まれます。例えば、残業申請は上司の承認を経て、最終的に人事部門で承認されます。
通知機能
承認待ちや承認結果についての通知が従業員および管理者に送信されます。これにより、承認漏れや遅延が防止されます。
データの記録と分析
全ての業務プロセスはシステムに記録され、後で分析することが可能です。勤怠データの分析により、業務の効率化や人員配置の最適化が図られます。
勤怠管理システムの役割
勤怠管理システムは、企業の勤怠データを一元的に管理し、効率的な業務運営をサポートする重要な役割を果たします。以下は、その具体的な役割です。
勤怠データの一元管理
従業員の出退勤データや休暇申請データを一元管理し、情報の整合性を保ちます。これにより、複数のシステムを使用する際のデータ不整合を防ぎます。
給与計算の効率化
タイムカードの打刻データを自動的に集計し、給与計算システムと連携させることで、給与計算の効率化と正確性を確保します。自動集計により、人為的ミスが減少し、給与計算が迅速に行えます。
申請・承認プロセスの自動化
各種申請（休暇、残業、早退など）や承認プロセスをシステム内で完結させ、ペーパーレス化を実現します。承認プロセスが標準化されることで、公平性と透明性が向上します。
リアルタイム管理
データのリアルタイム更新により、従業員の勤怠状況を即座に把握でき、迅速な対応が可能になります。管理者は即座に異常を検知し、適切な対策を講じることができます。
法令遵守のサポート
労働基準法などの法令に基づいた勤怠管理が可能となり、コンプライアンスの強化が図れます。法改正にも柔軟に対応できる機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
ワークフローの実践的な例
実際の企業におけるワークフローの実践例として、以下のプロセスが挙げられます。
出退勤管理
従業員がICカードや生体認証を用いて出退勤を記録します。データはリアルタイムでシステムに送信され、自動的に集計されます。
休暇申請
従業員がシステム上で休暇を申請し、上司が承認します。承認プロセスは自動化され、全ての関係者に通知が送信されます。
残業申請
残業が発生した場合、従業員がシステム上で申請を行い、管理者が承認します。残業時間は自動的に集計され、給与計算に反映されます。
このように、勤怠管理システムを導入することで、企業の業務プロセスが効率化され、管理業務の負担が軽減されます。また、データの正確性が向上し、法令遵守の面でも大きなメリットがあります。
ワークフロー機能付き勤怠管理システムの選び方
オンプレミス型とクラウド型の比較
ワークフロー機能付き勤怠管理システムを選ぶ際には、オンプレミス型とクラウド型のいずれかを選択する必要があります。オンプレミス型は、自社のサーバーでシステムを運用する形式で、セキュリティ面での安心感がありますが、初期費用やメンテナンスコストが高くなります。一方、クラウド型は、インターネットを介してサービスを利用する形式で、初期費用が低く、導入が容易ですが、データ管理を外部に委託するリスクがあります。
自社の業務フローへの適応性
勤怠管理システムを導入する際には、自社の業務フローにどれだけ適応できるかが重要です。例えば、特定の申請が上司の承認を必要とする場合や、特定の条件下での勤怠変更が必要な場合など、自社独自のルールをシステムに組み込むことが求められます。システムが柔軟にカスタマイズ可能であるかを確認することが重要です。
従業員の使いやすさ
勤怠管理システムは、従業員全員が日常的に使用するツールであるため、直感的な操作性やわかりやすい画面設計が必須です。特に新しいシステムを導入する際、従業員の抵抗感を減少させるためにも、使いやすさは重要な要素となります。例えば、スマートフォンからでも簡単に打刻や申請ができるシステムであれば、従業員の負担が軽減されます。
勤怠管理ワークフローのシステム化のメリット
業務の効率化とヒューマンエラーの防止
システム化された勤怠管理ワークフローは、業務の効率化とヒューマンエラーの防止に大きく貢献します。手作業で行っていた申請や承認プロセスが自動化されることで、作業時間の短縮が図られ、ミスの発生を抑えることができます。また、リアルタイムでのデータ更新が可能となるため、管理者は迅速に状況を把握し、対応することができます。
ペーパーレス化の推進
システム導入により、申請から承認までのプロセスがすべてデジタルで完結するため、ペーパーレス化が推進されます。これにより、紙のタイムカードや申請書類の管理が不要となり、保管スペースの削減やコストの削減が実現します。また、過去のデータを簡単に検索・参照できるため、情報の管理がより効率的になります。
コンプライアンスとルール遵守の強化
勤怠管理システムには、ICカードや生体認証を用いた打刻機能が搭載されているものが多く、不正な打刻やタイムカードの改ざんを防止することができます。これにより、企業は法令遵守を確実に行うことができ、労務リスクの軽減につながります。また、システム上での承認プロセスが厳格に管理されるため、業務フローの透明性が向上します。
勤怠管理システム導入の手順
現状の業務フローの洗い出し
システム導入前には、現在の業務フローを詳細に洗い出し、どの業務に時間がかかっているか、属人化している業務はないかといった課題を確認することが重要です。これにより、自社に最適なシステムを選定するための基礎データを得ることができます。業務内容や課題をリストアップし、システム化の対象とする業務を明確にします。具体的には、各部署からのフィードバックを集め、業務のボトルネックを特定し、改善の余地があるプロセスをピックアップします。これにより、システム導入後の効果を最大限に引き出すための準備が整います。
システムの設計とテスト
洗い出した業務内容や課題に基づき、勤怠管理システムの設計を行います。自社で開発する場合は、最適なシステムを目指して設計を進めます。外注する場合は、システム開発の担当者とヒアリングを行い、具体的な要件を伝えた上で設計を行ってもらいます。この段階では、システムの機能要件や非機能要件を明確にし、プロジェクト計画を立てます。設計が完了したら、導入テストを実施し、システムが要件を満たしているか、業務に適用できるかを確認します。テストは複数回行い、全てのシナリオで問題がないかを徹底的に検証します。
アフターサポートとメンテナンス
システム導入後は、実際に運用し始めてから見えてくる課題やニーズに対応するため、充実したアフターサポート体制が求められます。定期的なメンテナンスやトラブル対応を迅速に行えるサポートデスクや担当者がいることが重要です。システムの更新やバグ修正がスムーズに行われるように、定期的なレビューと改善計画を立てます。サポート体制が整っているかどうかを確認し、長期的に安心してシステムを利用できる環境を整えます。具体的なサポート内容としては、ユーザーからの問い合わせ対応、定期的なシステムチェック、トレーニングセッションの実施などが含まれます。
勤怠管理システム導入のデメリットと対策
初期設定と運用の手間
勤怠管理システムの導入には、初期設定や運用に手間がかかることがあります。特に、自社の業務フローに合わせたカスタマイズや設定が必要な場合、その作業に時間がかかることがあります。導入前に十分な準備を行い、システム提供者のサポートを活用することで、スムーズな導入を目指します。具体的には、導入計画を立て、必要なリソースを確保し、ステークホルダーとのコミュニケーションを密にすることが重要です。また、トライアル期間を設けてシステムの適用性を確認することも有効です。
システム操作の習熟
新しいシステムの操作に習熟するには、従業員への教育やトレーニングが必要です。システムの使い方を理解し、適切に運用できるようになるまでには時間がかかることがあります。導入前に十分な教育を行い、従業員がスムーズにシステムを利用できるようにサポートします。トレーニングプログラムを用意し、操作マニュアルやヘルプデスクの利用を推奨することで、従業員の習熟度を高めます。さらに、継続的なフィードバックを収集し、必要に応じてトレーニング内容を改善することが重要です。
おすすめの勤怠システム「打刻keeper」
いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。
次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
- 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
- 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
- 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
- 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
- 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
- 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
- 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
- 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
まとめ
勤怠管理ワークフローの最適化は、企業の業務効率化と正確な勤怠データの管理に大きく寄与します。システム導入により、ヒューマンエラーの防止、ペーパーレス化、コンプライアンスの強化が実現します。自社の業務フローに適したシステムを選定し、充実したアフターサポート体制を整えることが重要です。
勤怠管理システムの導入は、初期設定や運用に手間がかかる場合がありますが、事前に十分な準備を行い、システム提供者のサポートを活用することでスムーズな導入が可能となります。また、従業員への教育やトレーニングを徹底することで、システムの操作に習熟し、効果的に運用できるようになります。
自社の業務フローに合わせたシステムを選定し、業務効率化を図ることで、企業全体の生産性向上が期待できます。特に、中小企業においては、コストパフォーマンスに優れたシステムを選ぶことが求められます。システム導入後も、継続的なメンテナンスやサポートを受けることで、長期的に安心して利用できる環境を整えましょう。
勤怠管理ワークフローの最適化は、企業の成長と発展に欠かせない要素です。今後のビジネス運営において、効率的な勤怠管理システムの導入を検討し、企業全体の業務効率を向上させましょう。
