中小企業に最適な勤怠管理システムの選び方

中小企業の経営者や人事担当者の皆様、勤怠管理に関する課題で頭を悩ませていませんか？手作業での管理に多くの時間を取られ、生産性の低下を招いていませんか？法改正への対応に追われ、コンプライアンス違反のリスクに怯えていませんか？

こうした課題を抱える中小企業に、勤怠管理システムの導入は大きな解決策となります。業務の効率化によって生産性を高め、コストを削減することができます。また、法令遵守の徹底にも役立ち、ペナルティのリスクを軽減することができるのです。

しかし、数多くの勤怠管理システムの中から、自社に最適なシステムを選ぶのは簡単ではありません。予算や機能性、使いやすさなど、様々な角度から検討する必要があります。

本記事では、中小企業の皆様に向けて、勤怠管理システムの選び方のポイントを詳しく解説します。また、特に中小企業に推奨したいシステムをピックアップし、その特長を詳細にご紹介します。

勤怠管理の課題を解決し、業務効率化とコンプライアンス強化を実現するために、ぜひ本記事を参考にしてください。貴社の成長と発展に、勤怠管理システムが大きく貢献することでしょう。

勤怠管理システムの基本機能とは？

勤怠管理システムには、従業員の出退勤時間や労働時間を正確に記録し、管理するための基本的な機能が備わっています。以下では、これらの機能について詳しく説明します。

打刻方法とデータの取扱い

勤怠管理システムの中核となるのが、従業員の出退勤時間を記録する打刻システムです。ICカードやスマートフォンを用いた打刻方法が一般的で、これにより収集されたデータは自動的にクラウドサービスに集約されます。集約されたデータは、管理者がいつでもアクセスできる状態で保管され、必要に応じて活用することができます。

休暇や残業の管理機能

休暇申請や残業申請といった手続きも、勤怠管理システムを導入することで大幅に効率化できます。従業員は専用の管理画面から申請を行い、管理者はワークフローに沿って承認作業を進められます。これにより、煩雑な書類のやり取りが不要となり、業務自動化による時間削減効果が期待できます。

リアルタイムでの勤怠状況把握

管理者は、勤怠管理システムの管理画面を通じて、従業員の勤怠状況をリアルタイムで監視できます。出退勤時間や労働時間、休憩時間などの情報が一目で把握でき、異常値があれば速やかに対応することが可能です。こうした機能により、勤怠データの精度向上と管理効率の改善が図れます。

中小企業に最適な勤怠管理システムの選び方

中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の規模やニーズに合ったシステムを見極めることが肝要です。以下では、選定時に重視すべきポイントを解説します。

コストと利便性のバランス

限られた予算の中で最大限の効果を得るには、コストと利便性のバランスが取れたシステムを選ぶ必要があります。初期費用や月額費用が手ごろな水準であることはもちろん、導入によって得られるメリットがコストに見合うかどうかを見極めましょう。業務の効率化やコスト削減効果が十分に期待できるシステムが理想的です。

サポート体制の重要性

システムの導入から運用まで、手厚いサポートが受けられるかどうかも重要な判断材料となります。特に、IT専任スタッフを持たない中小企業にとって、トラブル発生時に頼りになるサポートサービスは必須です。導入前の相談から、導入後の問い合わせ対応まで、きめ細やかなサポートが受けられるシステムを選びましょう。

システムのカスタマイズ可能性

画一的なシステムでは、自社の勤務形態やルールに合わせることが難しいケースも少なくありません。中小企業特有のニーズに対応するには、ある程度のカスタマイズ性を備えたシステムを選ぶことが望ましいでしょう。自社に合わせて設定を変更できる柔軟性の高いシステムなら、運用面でのストレスを軽減できます。

セキュリティ面の信頼性

勤怠管理システムには、従業員の個人情報や機密性の高い勤務データが集約されます。これらの情報を安全に管理するためには、高いセキュリティ水準を備えたシステムの選定が不可欠です。データの暗号化や、厳格なアクセス制御、定期的なバックアップ体制など、セキュリティ面での信頼性が高いシステムを選ぶようにしましょう。

従業員の受容性

いくら優れたシステムでも、従業員に受け入れられなければ、その効果は半減してしまいます。選定の際は、システムの使いやすさや、従業員の ITリテラシーを考慮することが大切です。シンプルで直感的な操作性を備え、スマートフォンでの利用にも対応しているシステムなら、導入後のスムーズな運用が期待できるでしょう。

将来の拡張性

中小企業は、成長に伴って従業員数が増加したり、勤務形態が変化したりすることがあります。将来の変化にも柔軟に対応できるよう、拡張性の高いシステムを選ぶことが賢明です。機能の追加やユーザー数の増加に柔軟に対応でき、長期的に使い続けられるシステムを選んでいきましょう。

中小企業におすすめの勤怠管理システム

中小企業の皆様に最適な勤怠管理システムをご紹介します。機能性とコストパフォーマンスに優れ、利用者から高い評価を得ている注目のシステムをピックアップしました。

人事労務の効率化を実現する統合型システム「jinjer」

18,000社以上に導入されている「jinjer」は、勤怠管理だけでなく、人事労務やタレントマネジメントまで幅広くカバーする統合型システムです。データベースの一元化により、定型業務の効率化・自動化を実現。正確なデータに基づいた戦略的な人材マネジメントにも活用できます。

jinjerの特長

• 人事情報の一括管理で手間を削減
• シングルサインオンによる利便性
• 手厚いサポート体制で安心して利用可能

シンプルな操作性が魅力の「ジョブカン勤怠管理」

シリーズ累計20万社以上に導入されている「ジョブカン勤怠管理」は、豊富な機能とシンプルな操作性を兼ね備えた勤怠管理システムです。変形労働やフレックス制など、多様な勤務形態にも柔軟に対応。必要な機能だけを選んで利用できるので、コストを抑えられるのも魅力です。

ジョブカン勤怠管理の特長

• あらゆる勤務形態に対応可能
• 手厚いサポート体制で安心
• 必要な機能だけを選んで利用できるコスト削減

30名以下なら無料で使える「ハーモス勤怠」

中小企業・ベンチャー企業を中心に、60,000社以上に活用されている「ハーモス勤怠」。30名以下の利用なら無料で、31名以上でも1人あたり月額100円から利用できる手軽さが特長です。働き方改革関連法にも対応し、ICカードやSlack、LINEなど多彩な打刻方法を選べます。

ハーモス勤怠の特長

• 30名以下は無料、31名以上も低コストで利用可能
• 働き方改革関連法に対応
• 多彩な打刻方法で柔軟な勤怠管理を実現
• シンプルな操作性でスムーズに導入できる

自社の規模や予算、必要な機能に合わせて、最適なシステムを選んでみてください。いずれも導入実績の豊富な信頼できるシステムばかりです。効率的な勤怠管理で、生産性の向上とコスト削減を実現しましょう。

導入事例と効果

実際に勤怠管理システムを導入した中小企業の事例から、その効果を見ていきましょう。業務の効率化や、コスト削減、法改正対応など、様々な側面での成果が報告されています。

効率化とコスト削減の実例

E社は、従業員数30名の小売業です。かつては、店長が手作業で勤怠管理を行っていましたが、煩雑な作業に多くの時間を取られていました。勤怠管理システムの導入により、作業時間が大幅に短縮され、人件費の削減にもつながりました。

F社は、従業員数100名の製造業です。紙の出勤簿による管理では、データの集計や分析に手間取っていました。勤怠管理システムを導入したことで、リアルタイムでの勤怠状況の把握が可能となり、データに基づく適切な人員配置を実現。生産性の向上と、残業時間の削減につながりました。

法改正対応の事例

G社は、従業員数50名の IT企業です。働き方改革関連法の施行に伴い、適切な労働時間管理が求められるようになりました。勤怠管理システムを導入したことで、残業時間の上限管理や、有給休暇の取得状況の見える化が実現。スムーズな法令遵守を果たすとともに、従業員の働き方改革にも役立てています。

H社は、従業員数200名の建設業です。業界の法改正に対応するため、勤怠管理システムを導入しました。GPSを活用した位置情報の記録により、現場での勤務時間を正確に把握できるようになりました。また、システムから得られる勤怠データを人事戦略に活用することで、業務の効率化や人材の最適配置にも役立てています。

どれが自社にぴったりかわからない方へおすすめ「打刻keeper」

いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。

次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。