近年、多くの企業で勤怠管理システムの導入が進んでいます。勤怠管理は企業にとって重要な課題であり、適切な時間管理と労働基準法の遵守は経営の効率化と働き方改革に直結します。本記事では、勤怠管理システムの基本知識から選び方のポイント、導入効果と実例までを詳しく解説します。
勤怠管理システムの基本
システムの種類と特徴
クラウド型とオンプレミス型に加えて、ハイブリッド型の勤怠管理システムも存在します。ハイブリッド型は、クラウドとオンプレミスのメリットを組み合わせたもので、セキュリティ面での利点と柔軟性を兼ね備えています。また、業種や業務内容に特化した勤怠管理システムも提供されており、例えば、建設業向けのシステムでは現場の勤怠管理に特化した機能が組み込まれています。
主要な機能とその利点
勤怠管理システムのその他の主要機能として、休暇管理、シフト管理、労働時間分析などがあります。休暇管理機能により、従業員の有給休暇の取得状況を適切に管理し、計画的な休暇取得を促進できます。シフト管理機能は、従業員の勤務シフトを効率的に作成・調整し、人員配置の最適化に役立ちます。労働時間分析機能は、部門別・個人別の労働時間データを可視化し、働き方の改善点を見出すことができます。
正しい勤怠管理システムの選び方
企業の規模とニーズに合ったシステム選定
勤怠管理システムの選定では、自社の IT インフラとの互換性も重要な考慮点です。既存のシステムとの連携がスムーズに行えるかどうかを検証し、データ移行の手順とコストを見積もる必要があります。また、勤怠管理システムに求める機能のプライオリティを明確にし、ベンダーとの綿密なコミュニケーションを通じて、最適なシステムを選定することが肝要です。
費用対効果の評価
勤怠管理システムの費用対効果を評価する際は、導入による直接的なコスト削減効果だけでなく、間接的な効果も考慮すべきです。例えば、勤怠管理の自動化による業務効率化は、人事部門の生産性向上につながり、結果として組織全体の業績改善に寄与します。また、適切な労務管理によるコンプライアンスリスクの低減は、企業の信頼性向上と持続的成長に資すると言えます。これらの定性的な効果を定量的に評価することは難しい面もありますが、長期的な視点で費用対効果を判断することが重要です。
勤怠管理システムの導入効果と実例
業務効率化への影響
勤怠管理システムのリアルタイムデータ活用による業務効率化の事例として、小売業界での活用が挙げられます。ある大手小売企業では、クラウド型の勤怠管理システムを全店舗に導入し、販売スタッフのシフト管理を自動化しました。これにより、店舗マネージャーの勤怠管理業務に要する時間が大幅に削減され、売上向上に向けた施策立案により注力できるようになりました。また、システムから得られる労働時間データを分析し、繁忙期の人員配置を最適化することで、顧客満足度の向上と売上増加を実現しています。
法令遵守と働き方改革への対応
勤怠管理システムは、労働時間の適正管理を通じて、働き方改革関連法への対応をサポートします。2019年に施行された「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律」では、長時間労働の是正や有給休暇の取得促進などが求められています。勤怠管理システムの警告機能やレポート機能を活用することで、法定労働時間の超過を未然に防ぎ、適切な労務管理を行うことができます。さらに、システムから得られるデータを分析し、業務プロセスの改善や人員配置の最適化を図ることで、生産性向上と働き方改革を両立することが可能となります。
よくある問題とその対策
システム選定時の注意点
勤怠管理システムの選定では、自社の業務プロセスとの適合性も重要な評価ポイントです。システムの機能が自社の勤怠管理の流れに沿っているか、必要な承認フローに対応しているかなどを確認する必要があります。また、システムのカスタマイズ性や拡張性も見極めるべき点です。将来的な組織変更や事業拡大に伴い、システムの設定変更やユーザー数の増加が必要になる場合があります。そうした状況にも柔軟に対応できるシステムを選ぶことが、長期的な運用コストの削減につながります。
導入後のトラブルと解決策
勤怠管理システムの導入後は、データの整合性とセキュリティ管理に細心の注意を払う必要があります。特に、複数のシステムを連携させる場合は、データ形式の不一致やタイムラグによる齟齬が生じる可能性があります。定期的なデータチェックとシステム監査を実施し、データの整合性を維持することが重要です。また、勤怠データには個人情報が含まれるため、アクセス権限の設定やログ管理を徹底し、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑える必要があります。システムの脆弱性を定期的にチェックし、必要なセキュリティパッチを適用することも欠かせません。
おすすめの勤怠管理システム「打刻keeper」
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
- 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
- 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
- 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
- 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
- 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
- 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
- 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
- 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
まとめ
勤怠管理システムは、企業の時間管理と法令遵守において重要な役割を果たします。システム選定では、自社の規模やニーズに合ったタイプを選び、費用対効果を評価することが求められます。導入後は、リアルタイムデータの活用による業務効率化と、働き方改革への対応が期待できます。適切なシステム運用とユーザーサポートにより、勤怠管理の高度化とコンプライアンスの強化を実現し、組織の生産性向上と持続的成長につなげることができるでしょう。
