企業にとって、従業員の勤怠データの適切な管理は、法令遵守と労働者保護の観点から非常に重要な課題です。労働基準法をはじめとする関連法規に基づき、勤怠データを適切に保管することは雇用主の義務であり、違反した場合には罰則の対象となります。しかし、紙媒体や電子データなど、勤怠データの保管方法は多岐にわたり、法定保存期間も雇用形態によって異なるため、労務管理担当者は常に最新の知識を持って対応する必要があります。本記事では、勤怠データの保管期間に関する法令要件と、実践的な管理方法について詳しく解説します。適切な勤怠データ管理により、法律遵守と労働者保護を実現し、企業の健全な運営に役立てていただければと思います。
勤怠データの法定保管期間
労働基準法に基づく保管期間
勤怠データの保管期間は、労働基準法第109条および施行規則第54条により定められています。これらの規定により、雇用主は労働者名簿、賃金台帳、労働時間記録などの勤怠関連書類を、最終記入日から3年間保存しなければなりません。この法定保存期間は、雇用形態に関わらず、正社員、パート、アルバイトなど全ての労働者に適用されます。また、労働者災害補償保険法に基づく書類については、療養補償に関する書類は5年間、その他の書類は3年間の保存が義務付けられています。
保管期間の起算点
勤怠データの保管期間の起算点は、2019年の労働基準法改正により変更されました。改正前は、勤怠データの最終記入日が起算点とされていましたが、改正後は、給与支払日が起算点となりました。例えば、4月分の給与を5月10日に支払った場合、その勤怠データの保管期間は5月10日から3年間となります。ただし、退職した労働者の記録については、退職日が起算点となります。労務管理担当者は、法改正の内容を正しく理解し、適切な起算点から保管期間を管理する必要があります。
違反時の罰則とリスク
勤怠データの保管義務に違反した場合、企業は罰則の対象となります。労働基準法第120条により、違反企業には30万円以下の罰金が科せられます。さらに、労働基準監督署の是正勧告に従わない場合には、企業名が公表されるリスクもあります。2019年には、大手企業が是正勧告に従わなかったとして公表され、社会的信用を大きく損なう事態となりました。
また、勤怠データの不適切な管理は、労働者とのトラブルにも発展する可能性があります。残業代の未払いや、労働時間の不正な記録などが発覚した場合、企業は労働者から訴訟を起こされるリスクがあります。適切な勤怠データ管理は、法律遵守だけでなく、労使関係の安定にも寄与する重要な課題と言えるでしょう。
勤怠データの具体的な保管方法
紙媒体と電子媒体の違い
勤怠データの保管方法には、タイムカードや出勤簿などの紙媒体と、電子データの2種類があります。紙媒体の場合、3年間の保管スペースの確保が課題となります。また、紙媒体は劣化や紛失のリスクがあるため、適切な保管環境が必要です。一方、電子データは保管スペースを取りませんが、データの改ざんや消失のリスクがあります。電子データの真正性を担保するために、タイムスタンプや電子署名などの技術を活用することが望ましいでしょう。
近年は、電子データでの保管が主流となっていますが、電子化の際には、一定の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法では、勤怠データを電子的に保存する場合、真実性や可視性などの要件を満たすことが義務付けられています。電子化の際は、これらの要件を満たすシステムを選択することが重要です。また、一部の企業では、紙媒体と電子媒体を併用する、ハイブリッド型の保管方法を採用しています。自社の業務実態に合わせて、適切な保管方法を選択することが肝要です。
効率的なデータ保管のためのツール
効率的な勤怠データ保管のために、クラウド型勤怠管理システムの導入が推奨されます。クラウドシステムは、データの一元管理により、複数拠点での勤怠管理を容易にします。また、自動バックアップ機能により、データ消失のリスクを軽減できます。さらに、法改正にも迅速に対応できるため、法律遵守の面でも優れています。
クラウド型勤怠管理システムの選択にあたっては、導入企業の業務内容や規模、セキュリティポリシーなどを考慮することが重要です。例えば、機密性の高い情報を扱う企業の場合は、オンプレミス型のシステムが適している場合もあります。また、システムの拡張性や、他のシステムとの連携可否なども検討すべき点でしょう。さらに、ベンダーのサポート体制や、バックアップデータの保管場所なども、システム選定の際の重要なポイントとなります。各社のニーズに合わせて、最適なツールを選ぶことが求められます。
保管中のデータセキュリティ
勤怠データには、労働者の個人情報が含まれているため、保管中のデータセキュリティには十分な注意が必要です。紙媒体の場合は、施錠可能な保管庫での管理が基本です。保管庫の鍵の管理を厳重に行い、必要最小限の担当者のみがアクセスできるようにすべきでしょう。また、保管庫への入退室記録を残すことも、セキュリティ上有効な手段と言えます。
電子データの場合は、暗号化やアクセス制限により、不正アクセスを防ぐ必要があります。クラウドシステムを利用する場合は、データの暗号化に加え、二要素認証の導入が推奨されます。また、アクセスログの定期的なモニタリングにより、不審なアクセスを検知する体制を整えることも重要です。
さらに、データ保管に関わる社内規程を整備し、従業員への教育を徹底することも欠かせません。データ漏洩は、労働者のプライバシー侵害だけでなく、企業の信用失墜にもつながるため、厳重なセキュリティ対策と、従業員の意識向上の両面からのアプローチが求められます。特に、在宅勤務の増加に伴い、自宅での勤怠管理が増えている昨今、データセキュリティの重要性は一層高まっていると言えるでしょう。
勤怠データ保管のベストプラクティス
定期的なデータバックアップ
勤怠データの保管では、定期的なバックアップが欠かせません。電子データの場合、ハードディスクの故障や災害によるデータ消失のリスクがあります。クラウド型勤怠管理システムを利用する場合でも、自社でのバックアップを併用することが望ましいでしょう。バックアップは、1日1回以上行うことが理想的です。また、バックアップデータは、本番データとは別の場所に保管するのが原則です。
バックアップ方式としては、フルバックアップと差分バックアップを組み合わせる方法が一般的です。フルバックアップは、全データを丸ごとバックアップする方式で、差分バックアップは、前回のバックアップからの変更分のみをバックアップする方式です。差分バックアップを併用することで、バックアップ時間の短縮と、ストレージ容量の節約が可能となります。
また、バックアップデータの保管先としては、オンプレミスのストレージに加え、クラウドストレージの利用も検討すべきでしょう。クラウドストレージは、地理的に離れた場所にデータを保管できるため、災害対策としても有効です。ただし、クラウドストレージを利用する際は、データの暗号化など、セキュリティ面での対策も忘れてはなりません。
バックアップデータの定期的な復元テストも重要な点です。バックアップデータが正常に復元できることを確認しておかないと、いざというときにデータが使えない可能性があります。復元テストは、少なくとも年1回は実施すべきでしょう。災害等の非常時にも、速やかにデータを復旧できる体制を整えておくことが肝要なのです。
法令遵守のためのチェックリスト
勤怠データの保管が、労働基準法をはじめとする関連法規に適合しているかを定期的にチェックすることが大切です。チェック項目としては、保管期間の起算点、保管方法、データセキュリティなどが挙げられます。また、労働時間ガイドラインへの準拠や、労働者への労働条件通知書の交付なども重要なポイントです。
チェックリストは、単に項目を列挙するだけでなく、具体的な確認方法や、エビデンスの保存方法なども明記すべきでしょう。例えば、保管期間の起算点については、給与支払日や退職日を正確に記録し、起算点から3年間の保管期間を適切に管理しているかを確認します。保管方法については、紙媒体の場合は施錠可能な保管庫での管理、電子データの場合はアクセス制限やログ管理の状況を確認します。
チェックリストに基づく自主点検は、少なくとも年1回は実施することが望ましいでしょう。自主点検の結果は、適切に文書化し、一定期間保存することが重要です。また、自主点検で発見された不備については、速やかに改善策を講じ、改善状況をフォローアップすることが求められます。
さらに、チェックリストは、関連法規の改正や、勤怠管理システムの変更などに合わせて、定期的に見直すことも忘れてはなりません。法令遵守は、単に決められたルールを守るだけでなく、常に最新の状況に即した対応が求められる動的なプロセスなのです。チェックリストを活用した定期的な自主点検により、法令違反のリスクを未然に防ぐとともに、適切な労務管理の継続的な改善につなげていくことが重要です。
労務管理担当者の教育と研修
勤怠データの適切な保管には、労務管理担当者の知識と意識が大きく影響します。担当者には、関連法規や勤怠管理システムの操作方法など、専門的な知識が求められます。社内での定期的な教育・研修プログラムを用意し、担当者のスキルアップを図ることが重要です。
教育・研修プログラムの内容としては、労働基準法や労働安全衛生法など関連法規の解説、勤怠管理システムの操作方法、データ保管の実務などが考えられます。座学だけでなく、実際のシステム操作を交えた実践的な内容とすることが望ましいでしょう。また、教育・研修の効果を測定するため、理解度テストや実技テストを実施することも有効です。
教育・研修は、新任の労務管理担当者に対する初期教育だけでなく、既存の担当者に対するフォローアップ教育も重要です。特に、法改正や勤怠管理システムの変更があった場合は、タイムリーな教育を実施し、最新の知識を担当者に周知する必要があります。
さらに、教育・研修で得た知識を、実務で確実に活用できるようにするための工夫も欠かせません。マニュアルやチェックリストの整備、定期的な業務監査の実施など、担当者をサポートする仕組みづくりが求められます。加えて、日常的に担当者間での情報共有や、困難事例の相談ができる環境を整えることも重要でしょう。
労務管理担当者の知識と意識は、勤怠データ保管の適正性を左右する重要な要素です。体系的な教育・研修プログラムと、実務でのサポート体制を整えることで、担当者のスキルアップと、確実な法令遵守を実現していくことが求められています。
以上のように、定期的なデータバックアップ、法令遵守のためのチェックリスト、労務管理担当者の教育と研修は、勤怠データ保管のベストプラクティスとして欠かせない要素です。これらの取り組みを通じて、適切な労務管理と法令遵守を実現し、企業の健全な運営につなげていくことが重要です。
おすすめの勤怠システム「打刻keeper」
いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。
次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
- 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
- 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
- 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
- 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
- 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
- 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
- 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
- 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
まとめと今後の展望
法令遵守の重要性
本記事で解説したように、勤怠データの適切な保管は、企業にとって法令遵守と労働者保護の観点から非常に重要な課題です。関連法規に基づく保管期間の遵守、適切な保管方法の選択、データセキュリティの確保などを通じて、企業は法律違反のリスクを回避し、社会的信用を守ることができます。また、労働者の権利を守ることは、企業の社会的責任でもあります。適切な勤怠データ管理は、企業の健全な発展に不可欠な要素なのです。
未来の勤怠管理システムの展望
今後、勤怠管理システムは、AIやクラウド技術のさらなる進化により、より高度化していくことが予想されます。AIによる勤怠データの自動分析や、音声認識による打刻などが実用化されれば、労務管理の効率はさらに向上するでしょう。一方で、高度なシステムを適切に運用するには、担当者の教育がより一層重要になります。機械の力を借りつつ、人間の責任で法令遵守と労働者保護を実現していく。それが、これからの勤怠管理に求められる姿勢だと言えるでしょう。企業には、勤怠データ保管の重要性を再認識し、時代に即した適切な対応を取ることが強く求められています。
