企業経営において、従業員の勤怠管理は非常に重要な要素の一つです。適切な勤怠管理は、法令遵守、適正な給与計算、従業員の健康管理など、様々な面で企業運営に大きな影響を与えます。この記事では、勤怠管理の基本的な概念と、法人向けの最適なソリューションについて詳しく解説していきます。
勤怠管理の基本
勤怠管理の意義と目的
勤怠管理は、単なる労働時間の記録にとどまらず、企業の法令遵守や適正な人事管理、従業員の健康維持など、多岐にわたる重要な役割を担っています。
まず、労働基準法をはじめとする労働関連法規の遵守は、企業にとって最優先の課題です。残業時間の上限規制や、年次有給休暇の取得義務化など、近年の法改正により、コンプライアンスの重要性はますます高まっています。適切な勤怠管理は、これらの法的要件を満たすための基盤となります。
また、勤怠管理は、適正な給与計算のために不可欠です。正確な労働時間の記録は、残業代の計算や、社会保険料の算定などにも直結します。これらを適切に行うことは、従業員の信頼を得るためにも重要な要素です。
さらに、勤怠管理は、従業員の健康管理という観点からも重要です。長時間労働は、従業員の心身の健康を損なうだけでなく、企業の生産性にも悪影響を及ぼします。適切な勤怠管理により、過重労働を防止し、従業員のワークライフバランスを促進することが可能となります。
加えて、勤怠管理のデータは、人事管理の重要な指標となります。労働時間や残業の傾向を分析することで、業務の効率化や適正な人員配置、従業員の能力開発など、戦略的な人事施策に活用できます。
このように、勤怠管理は、コンプライアンス、給与計算、健康管理、人事管理など、企業経営の様々な側面に影響を及ぼす重要な業務といえます。
勤怠管理の対象となる従業員
勤怠管理の対象は、原則として全従業員となりますが、職種や雇用形態によって、管理の方法や適用される法規制が異なる場合があります。
正社員は、もちろん勤怠管理の対象となります。裁量労働制や変形労働時間制などの特殊な労働時間制度を適用している場合でも、適切な勤怠管理が求められます。
パートタイム労働者やアルバイトなど、非正規雇用の従業員も、勤怠管理の対象となります。特に、週20時間以上働くパートタイム労働者は、社会保険の適用対象となるため、正確な労働時間の把握が必要です。
管理職については、労働時間の規定が適用されない場合があります。ただし、名ばかり管理職などの問題を防ぐために、実態に即した適切な管理が求められます。
また、在宅勤務やリモートワークを行う従業員の勤怠管理も、近年の大きな課題となっています。実際の勤務場所に関わらず、適切な労働時間の管理が必要です。
さらに、委託先の従業員や、派遣労働者など、直接雇用していない労働者についても、一定の管理責任が発生する場合があります。
このように、勤怠管理の対象は多岐にわたります。各従業員の職種や雇用形態に応じた適切な管理体制を整備することが重要です。
勤怠管理に関連する法律と規制
勤怠管理に関連する法律は、労働基準法を中心に、様々な規制が存在します。
労働基準法では、1日8時間、週40時間を超える労働について、原則として割増賃金の支払いが義務付けられています。また、深夜労働や休日労働についても、割増賃金の規定があります。これらの適正な計算のためには、正確な労働時間の記録が不可欠です。
2019年4月からは、働き方改革関連法が順次施行され、時間外労働の上限規制が導入されました。原則として、月45時間、年360時間を超える時間外労働は禁止され、違反した場合には罰則の対象となります。これにより、長時間労働の防止と、適正な労働時間管理の重要性がさらに高まっています。
また、2019年4月からは、年次有給休暇の取得義務化も始まりました。年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、年5日の有給休暇の確実な取得が義務付けられました。有給休暇の管理も、勤怠管理の重要な要素の一つです。
さらに、労働安全衛生法では、長時間労働者に対する医師による面接指導の実施が義務付けられています。これは、過重労働による健康障害を防止するための措置です。適切な勤怠管理は、このような健康管理義務の履行にも関連します。
加えて、労働時間等の設定の改善に関する特別措置法（通称：労働時間等設定改善法）では、労働時間等の設定の改善に向けた取り組みが求められています。
このように、勤怠管理は、様々な法律と密接に関連しています。これらの法規制を理解し、適切に対応することが、企業にとって重要な責務となります。
勤怠管理の方法とその進化
伝統的方法：紙の出勤簿とタイムカード
かつて多くの企業で用いられていた紙の出勤簿やタイムカードは、勤怠管理の伝統的な方法です。
紙の出勤簿は、従業員が出勤時と退勤時に、自分の氏名や時刻を記入する方式です。一方、タイムカードは、出退勤時に専用の機械にカードを挿入し、打刻することで時刻を記録します。
これらの方法は、シンプルで導入コストが低いという利点があります。特別な設備や機器を必要とせず、小規模な企業でも容易に運用できます。また、紙の出勤簿は、従業員の出退勤の状況を一目で確認できるため、直感的な管理が可能です。
しかし、紙の出勤簿やタイムカードには、いくつかの問題点もあります。
まず、記入漏れや打刻忘れが発生しやすく、データの正確性に欠ける恐れがあります。また、手書きの文字が乱雑だと、集計作業の際に判読が難しい場合もあります。
さらに、紙の出勤簿やタイムカードでは、データの集計や分析に多大な手間がかかります。勤怠データを電子化するためには、手作業での入力が必要となり、入力ミスのリスクも伴います。
また、紙の出勤簿やタイムカードでは、リアルタイムでの勤怠管理が難しくなります。Manager がその場で勤務状況を確認することができず、問題への迅速な対応が困難です。
加えて、紙の媒体は、保管スペースを必要とし、長期的な保存も容易ではありません。法律で定められた保存期間を満たすためには、相応のスペースと管理体制が求められます。
このように、紙の出勤簿とタイムカードは、一定の利点がある一方で、現代の勤怠管理に求められる正確性、効率性、即時性などの面で課題を抱えています。
現代的な勤怠管理システムの利点
近年、多くの企業で導入が進んでいるICカードや生体認証を用いた勤怠管理システムは、従来の紙の出勤簿やタイムカードの問題点を克服し、多くの利点を提供します。
まず、ICカードや生体認証による出退勤の記録は、正確で、なりすましが困難です。ICカードの場合、カードを読み取り機にかざすだけで打刻が完了するため、打刻忘れも防げます。また、指紋や顔認証などの生体認証を用いれば、本人以外による打刻は事実上不可能となります。
また、勤怠管理システムでは、勤怠データが自動的に電子化されるため、集計や分析の作業が大幅に効率化されます。手作業での入力が不要となり、入力ミスのリスクも解消されます。
クラウドベースのシステムを導入すれば、管理者は場所を問わずリアルタイムで勤怠状況を確認できます。出退勤の記録が即座にシステムに反映されるため、問題の早期発見と迅速な対応が可能となります。
さらに、多くの勤怠管理システムには、労働時間の自動計算機能が搭載されています。残業時間や深夜労働、休日労働など、複雑な計算も正確に行えるため、給与計算の手間が省けます。
また、システムによっては、アラート機能により、法定労働時間の超過や、長時間労働者への面接指導の対象者を自動的に検知できます。これにより、コンプライアンス違反の防止と、従業員の健康管理に役立ちます。
勤怠管理システムは、様々な働き方にも対応できます。在宅勤務やモバイルワークなど、多様な勤務形態に合わせた打刻方法を提供するシステムもあります。
また、勤怠管理のデータは、人事評価や人員配置、シフト管理など、様々な人事施策に活用できます。
このように、現代的な勤怠管理システムは、正確性、効率性、コンプライアンス、柔軟性など、多くの面で優れたメリットを提供します。企業の規模や業種を問わず、効果的な勤怠管理を実現するための有力なツールといえるでしょう。
AIやIoTを活用した先進的な勤怠管理
テクノロジーの発展に伴い、AIやIoTを活用した先進的な勤怠管理システムも登場しています。これらのシステムは、従来の勤怠管理の枠を超えた、より高度な機能を提供します。
例えば、AIを用いた顔認証システムは、出退勤時の認証をスムーズかつ正確に行えます。カメラで撮影した従業員の顔画像をAIが解析し、登録された顔データと照合することで、なりすまし防止と利便性の両立を図ります。
また、位置情報を活用した勤怠管理システムもあります。GPSや無線LANなどを利用して、従業員のスマートフォンやタブレットの位置情報を取得し、出退勤や移動の記録に活用します。これにより、外勤が多い業種や、複数の事業所を行き来する従業員の勤怠管理が容易になります。
さらに、AIを活用した勤務シフトの自動作成も可能です。従業員の勤務実績や予定、スキルなどのデータをAIで分析し、最適なシフトを提案します。これにより、人手不足の防止や、従業員の働き方の最適化が期待できます。
加えて、IoTセンサーを用いて、オフィス内の在席状況や、従業員の健康状態をモニタリングするシステムもあります。在席センサーやウェアラブルデバイスから収集したデータをAIで分析することで、従業員の勤務状況や、ストレス度合いなどを可視化できます。
これらの情報を活用することで、長時間労働の防止や、従業員の健康管理、職場環境の改善などに役立てることができます。
また、AIを活用した勤怠データの分析は、人事マネジメントの高度化にも寄与します。勤務パターンや残業傾向など、膨大な勤怠データからAIが有意義なインサイトを抽出し、適切な人員配置や業務改善に役立てることができます。
一方で、AIやIoTを活用した勤怠管理システムの導入には、一定のコストと専門知識が必要となります。また、従業員のプライバシーへの配慮も重要です。システムの運用に当たっては、十分な説明と同意の取得が求められます。
このように、AIやIoTを活用した勤怠管理は、従来のシステムの枠を超えた先進的な機能を提供します。企業の状況に合わせて、適切にこれらのテクノロジーを取り入れることで、より高度で効果的な勤怠管理の実現が期待できるでしょう。
勤怠管理システムの選び方
主要機能と企業に求められる条件
勤怠管理システムを選定する際は、自社の業務内容や規模、勤務形態などを考慮し、必要な機能を備えたシステムを選ぶことが重要です。
基本的な機能としては、出退勤の記録、休憩時間の管理、残業時間の計算、有給休暇の管理などがあります。これらは、ほぼ全ての企業で必要とされる機能といえます。
加えて、シフト管理機能も重要です。特に、小売業や飲食業など、シフト勤務が中心となる業種では不可欠の機能といえます。従業員のスキルや希望を考慮したシフト作成を支援する機能があると、業務の効率化に役立ちます。
また、リアルタイムの勤怠状況の確認や、アラート機能も重要な要素です。管理者が、その場で従業員の勤務状況を把握でき、労働時間の超過などにいち早く対応できる体制が求められます。
さらに、勤怠データの分析機能も、システム選定の重要なポイントです。単なるデータの集計だけでなく、残業時間の傾向分析や、有給休暇の取得状況の可視化など、人事マネジメントに役立つ分析機能が望まれます。
クラウドベースのシステムを選択する場合は、セキュリティ面の確認が不可欠です。勤怠データには、機密性の高い個人情報が含まれるため、データの暗号化や、アクセス制御など、十分なセキュリティ対策が施されたシステムを選ぶ必要があります。
また、システムの導入コストと、導入後の運用コストも重要な検討事項です。初期投資の額だけでなく、ランニングコストや、システムの更新費用なども考慮する必要があります。
加えて、システムの操作性や、従業員への教育のしやすさも大切な点です。直感的に操作でき、従業員への説明が容易なシステムであることが望まれます。
さらに、システムのカスタマイズ性も重要なポイントです。自社の業務フローに合わせた設定変更が可能であることが理想的です。
最後に、ベンダーのサポート体制も見落とせません。導入時の支援だけでなく、運用開始後の問い合わせにも迅速かつ丁寧に対応してくれるベンダーを選ぶことが重要です。
このように、勤怠管理システムの選定に当たっては、自社の業務特性を踏まえ、必要な機能とコスト、セキュリティ、操作性、サポート体制などを総合的に評価することが求められます。
システム導入の効果的なステップ
勤怠管理システムを効果的に導入するには、入念な準備と、段階的な実施が欠かせません。
まず、システム導入の目的を明確にすることから始めましょう。単なる勤怠管理の効率化だけでなく、労働時間の適正化や、従業員の働き方改革など、より大局的な視点でシステム導入の狙いを定めることが重要です。
次に、自社の勤怠管理の現状を詳細に分析します。現在の管理方法の問題点や、改善すべき点を洗い出し、新しいシステムに求める要件を明確化します。
その上で、複数のシステムを比較検討します。前述の選定基準を参考に、自社に最適なシステムを選びます。その際、実際にシステムのデモンストレーションを受けたり、導入実績のある企業から話を聞いたりすることも有効です。
システムが決まったら、導入前の準備を進めます。システムの設定や、マスターデータの登録など、事前に行える作業は早めに着手しましょう。並行して、運用ルールの策定や、マニュアルの作成にも取り組みます。
また、従業員への説明と教育も重要なステップです。システム導入の目的や、操作方法、運用ルールなどを丁寧に説明し、理解を促します。教育は、実際のシステムを使った実習形式で行うと効果的です。
いよいよシステムの本格運用が始まったら、定期的にシステムの稼働状況をモニタリングします。想定外の問題が発生していないか、従業員がシステムを適切に使いこなせているかなどをチェックし、必要に応じて改善措置を講じます。
さらに、システム導入後も、継続的な改善活動が重要です。勤怠データの分析結果を踏まえ、業務フローの見直しや、勤務ルールの改定など、PDCAサイクルを回すことが求められます。
加えて、勤怠管理に関する社内規程の整備も必要です。システムの運用ルールを規程に反映させ、全社的な徹底を図ります。
このように、勤怠管理システムの導入は、単なるシステムの選定と設置で終わるものではありません。目的の明確化から、運用後の継続的改善まで、トータルな視点でプロジェクトを進める必要があります。そうすることで、システム導入の真の効果を得ることができるでしょう。
おすすめの勤怠管理システム「打刻keeper」
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
- 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
- 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
- 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
- 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
- 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
- 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
- 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
- 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
法人向け勤怠管理システムの事例とベストプラクティス
成功事例
A社では、クラウドベースの勤怠管理システムを導入し、リモートワークにも対応できる体制を整えました。システムの自動集計機能により、管理者の工数が大幅に削減されました。
B社では、生体認証を用いた勤怠管理システムを導入し、なりすましによる不正を防止することができました。また、システムのリアルタイム監視機能により、長時間労働の防止にも役立っています。
C社では、AIを活用した勤怠管理システムを導入し、従業員の働き方の最適化を図っています。システムが従業員の勤務パターンを分析し、適切な勤務シフトを提案することで、業務効率の向上と、従業員の満足度向上を実現しました。
避けるべき一般的な落とし穴
勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの落とし穴に注意が必要です。例えば、システムの機能が自社のニーズに合っていない場合、十分な効果を得られない可能性があります。
また、従業員への説明や教育が不十分な場合、システムが適切に活用されない恐れがあります。
さらに、システムの運用ルールが明確でない場合、かえって混乱を招く可能性があります。
これらの落とし穴を避けるためには、入念な準備と、適切な運用体制の構築が不可欠です。
勤怠管理に関する従業員教育の重要性
勤怠管理システムを効果的に運用するためには、従業員の理解と協力が欠かせません。システムの導入に際しては、従業員への十分な説明と教育を行い、勤怠管理の重要性や、システムの使い方を理解してもらう必要があります。
また、日頃から、勤怠管理に関する意識啓発を行い、従業員一人ひとりが自律的に勤怠管理に取り組む風土を醸成することが重要です。
おわりに
効果的な勤怠管理は、企業のコンプライアンス強化、生産性向上、従業員満足度の向上に直結します。適切なシステムの選定と導入により、これらの目的を達成することができます。
法人向けの勤怠管理システムは、多様な機能を搭載し、企業のニーズに応える形で進化しています。自社の状況に合ったシステムを選択し、適切に運用することで、勤怠管理の質を高め、企業の持続的な成長につなげていくことが期待されます。
また、勤怠管理システムの導入は、単なるツールの変更にとどまらず、企業文化や働き方そのものの変革につながる取り組みです。従業員一人ひとりが、勤怠管理の重要性を理解し、自律的に行動することで、より健全で生産性の高い組織を作ることができるでしょう。
