無料で利用可能な勤怠管理システムの選び方とおすすめ製品

近年、多くの企業で勤怠管理のデジタル化が進み、無料の勤怠管理システムを導入する事例が増えています。無料のシステムは初期コストを抑えられるメリットがある一方で、機能面での制限や利用できる従業員数の制約など、デメリットも存在します。本記事では、無料の勤怠管理システムを選ぶ際の基本的なポイントと、そのメリット・デメリットを詳しく紹介していきます。

無料勤怠管理システムの選び方

制限付きの機能を理解する

無料の勤怠管理システムは、有料プランと比べて機能面での制限があるのが一般的です。基本的な出勤・退勤管理、シフト管理、休暇管理などの機能は備わっていても、高度な分析機能やカスタマイズ性には乏しい点に注意が必要です。例えば、労働時間の自動計算や残業時間の管理、複雑なシフトパターンの設定などは、無料プランでは対応していない場合があります。

特に、スマートフォンやタブレットでの操作性は重視すべき点です。現場のスタッフが手軽に打刻できるよう、モバイルアプリの提供や、ブラウザ版のUI最適化が行われているかをチェックしましょう。また、マニュアルやFAQサポートの充実度も見極めるべき項目です。操作方法やトラブル対処法が分かりやすく解説されているかは、ユーザー満足度に直結します。

企業のニーズに合った導入形態を選択

勤怠管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類の導入形態があります。クラウド型は、ベンダーが提供するサーバー上でシステムを運用する形態で、初期導入費用が不要であり、インストール作業も必要ありません。また、サーバーの保守運用もベンダーが担当するため、自社の管理負担を大幅に軽減できます。

一方、オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築する形態で、セキュリティ面で優れているのが特徴です。自社で全てのデータを管理できるため、外部への情報漏洩リスクを抑えられます。ただし、サーバーの調達・維持にコストがかかり、運用負荷も高くなる点には注意が必要です。

無料プランの多くはクラウド型ですが、自社のセキュリティポリシーや、IT管理リソースの状況に合わせて、最適な導入形態を選択しましょう。無料プランでもオンプレミス型を提供しているベンダーもあるため、幅広い選択肢を比較検討することが重要です。

サポート体制の充実度をチェック

無料プランを選ぶ際は、ベンダーのサポート体制の充実度を入念にチェックしましょう。メールやチャットでの問い合わせ対応、電話サポートの有無などを確認し、トラブル発生時に迅速な対応が得られるかどうかを見極める必要があります。

特に、システム導入時のサポートは重要な評価ポイントです。無料プランでも、導入設定をサポートするコンサルティングサービスを提供しているベンダーがあります。操作方法の説明会やオンラインセミナーの開催状況もチェックし、スムーズな導入が可能か見定めましょう。

また、オンラインマニュアルやFAQの充実度、サービス更新の頻度なども、サポート品質を測る指標となります。定期的なバージョンアップにより、セキュリティ対策や機能改善が行われているかは、長期的な利用を見据えて確認すべき点です。

拡張性とスケーラビリティを評価する

ベンダー選定では、無料プランの拡張性とスケーラビリティも重要な評価軸となります。将来的な従業員数の増加や、勤怠管理機能の高度化を見据え、柔軟にプランを変更できるかどうかを確認しましょう。無料プランから有料プランへの移行がスムーズに行えるかは、長期的な利用を想定する上で重要なポイントです。無料版で作成したデータを引き継げるかどうか、移行時のサポート体制が整っているかなども、事前に確認しておくべき項目です。

また、プランの拡張に合わせたコストの予測がしやすいかどうかも大切な視点です。無料プランの延長線上に有料プランが設定されているか、機能別の料金体系が明確になっているかを見極め、中長期的なコスト管理を行いやすい製品を選ぶことが肝要と言えるでしょう。

無料で提供される主な機能

基本的な出勤・退勤管理

無料の勤怠管理システムでは、従業員のタイムカードに相当する出勤・退勤時間の記録が基本機能として提供されます。PCやスマートフォンからの打刻、GPSを利用した位置情報の記録など、多様な方法で労働時間を管理できます。一部のシステムでは、ICカードやQRコードを用いた打刻にも対応しており、オフィス以外の勤務地での勤怠管理もスムーズに行えます。

また、出退勤データの自動集計機能により、日次・月次の労働時間を効率的に算出できる点も大きなメリットです。各従業員の実労働時間や残業時間を可視化することで、適切な労務管理とコンプライアンス対策に役立ちます。ただし、無料プランでは出退勤データのエクスポート機能に制限がある場合があるため、データの二次利用や他システムとの連携には注意が必要です。

簡易的なシフト管理と休暇管理

シフト作成や休暇申請のための機能も、無料プランの多くで利用可能です。従業員自身がシフトの希望を入力し、管理者が承認するセルフサービス型のシフト管理が可能なシステムもあります。これにより、シフト作成の手間を大幅に削減でき、従業員の希望を迅速に反映できます。

ただし、無料プランのシフト管理機能は比較的シンプルなものが多く、複雑なシフトパターンや勤務ルールには対応していない場合があります。飲食店など、シフト管理の自動化ニーズが高い業種では、無料プランの機能では不十分なケースもあるでしょう。

休暇管理に関しては、有給休暇の残日数管理や、休暇申請のワークフローを電子化できる点がメリットです。従業員は専用のフォームから休暇申請を行い、管理者はシステム上で承認作業を完結できます。ペーパーレス化により、休暇管理の効率化と見える化を同時に実現できるでしょう。

初期導入費用の不要性

無料プランの最大の魅力は、初期導入費用が不要な点です。システム構築にかかる初期投資を抑えられるため、中小企業やベンチャー企業でも導入のハードルが低くなります。パッケージソフトやエクセルなどの手作業と比べ、大幅なコスト削減と業務効率化を同時に実現できるでしょう。

加えて、クラウド型の勤怠管理システムでは、サーバー調達や運用の手間も不要になります。インターネット環境があれば、すぐに利用開始できるのも大きな利点と言えます。ただし、無料プランには利用人数や機能の制限があるため、従業員数の増加や、勤怠管理の高度化に合わせて有料プランへの移行を検討する必要があります。

リアルタイムの勤怠データ把握

無料の勤怠管理システムの多くは、クラウド型のサービスとして提供されています。これにより、管理者は場所や端末を選ばず、リアルタイムで勤怠データを把握できます。出退勤状況や労働時間の可視化により、業務の適正化や、働き方の改善につなげられるでしょう。

一方で、リアルタイムの打刻に関しては、無料プランでは一部制限がある場合があります。例えば、GPSを利用した位置情報の記録頻度が低かったり、打刻のタイムラグが大きかったりする可能性があります。勤務地が多岐にわたる企業や、時間単位の勤怠管理が必要な企業では、リアルタイム性の高い有料プランの導入を検討すべきでしょう。

従業員のセルフサービス機能

無料プランの中には、従業員のセルフサービス機能を備えたサービスもあります。従業員自身がシステムにログインし、出退勤の打刻や、シフトの確認、休暇申請などを行えるようになります。これにより、勤怠管理に関する問い合わせ対応の手間を大幅に削減でき、管理者の業務効率化が期待できます。

また、従業員にとっても、いつでも自分の勤怠情報を確認できるメリットがあります。ただし、セルフサービス機能の利用には、従業員のITリテラシーの問題もあります。システムの使い方に関する教育やサポート体制の整備が欠かせません。社内のITスキルや教育リソースを見極めつつ、セルフサービス機能の活用を検討しましょう。

無料勤怠管理システムの限界と制約

機能制限と利用できる従業員数の制限

無料プランでは、有料版と比べて使える機能に制限があるのが一般的です。シフト作成の自動化機能やAPIとの連携機能、レポート作成の高度な機能などは、有料プランでのみ利用可能なことが多いです。また、無料プランで管理できる従業員数には上限があり、数十名程度までという制限があるサービスが大半を占めます。

加えて、無料プランでは勤怠データのエクスポート機能が制限されていることも少なくありません。CSVやExcelなどの汎用フォーマットでのデータ出力ができないと、他システムとのデータ連携や、長期的なデータ分析に支障をきたす可能性があります。

さらに、無料プランではカスタマイズ性が乏しいケースが多いです。自社独自の勤怠ルールや、複雑な勤務体系に合わせた設定変更ができないと、運用面で非効率が生じるリスクがあります。

データ保存期間と広告表示の問題

無料プランの中には、勤怠データの保存期間が短く設定されているサービスがあります。法的に必要な年数分のデータを保管できない可能性があるため、注意が必要です。

特に、労働基準法では、賃金台帳や出勤簿などの労働関係書類について、3年間の保存義務が定められています。無料プランの保存期間が3年未満だと、法令遵守の観点で問題が生じかねません。

また、無料版の画面に広告が表示されるケースでは、ユーザビリティの低下につながる恐れがあります。広告表示によって画面が見づらくなったり、操作性が損なわれたりすることで、現場の従業員の負担感が増す可能性があります。

加えて、広告表示によるセキュリティリスクも懸念材料の一つです。悪意ある広告から不正なサイトに誘導され、マルウェア感染などの被害につながるリスクは否定できません。広告表示の有無やその仕様を事前に確認し、セキュリティポリシーに照らして適切かどうか見極めましょう。

有料プランへの移行を考慮した長期的な視点

無料プランは、あくまで機能やユーザー数が限定的なサービスであり、将来的な企業の成長や、勤怠管理への要求水準の高まりを見据えると、有料プランへの移行は避けられません。無料プランから有料プランへのデータ移行がスムーズに行えるかどうかは、長期的な視点で見極める必要があります。

特に、勤怠データの移行に関しては、事前の確認が欠かせません。無料プランで蓄積したデータを、有料プランでそのまま引き継げるかどうかは、サービスによって異なります。データ移行に別途コストが発生したり、移行作業に長期の時間を要したりする場合は、トータルコストや業務影響の面で問題が生じる恐れがあります。

また、無料プランと有料プランでAPIやデータフォーマットの仕様が異なる場合は、他システムとの連携に再対応が必要になることも考えられます。人事労務システムや給与計算システムとのデータ連携が途切れると、業務効率化の効果が損なわれるリスクもあります。

さらに、無料プランと有料プランでUIが大きく異なる場合は、有料移行後の従業員教育の手間も無視できません。操作方法の変更に伴う混乱を最小限に抑えるため、事前のリハーサルや十分なサポート体制の整備が求められます。

サポート体制の不備によるリスク

無料プランの多くは、サポート体制が手薄であるというデメリットがあります。メールでの問い合わせが中心で、電話サポートを提供していないケースも少なくありません。

運用上の問題が発生した際、速やかな対応が得られない恐れがあります。特に、勤怠管理システムは業務に直結するクリティカルなツールであるため、トラブル発生時の復旧の遅れは大きな業務影響を及ぼしかねません。

また、マニュアルやFAQが不十分な場合、従業員の習熟に時間を要するリスクもあります。操作方法がわかりにくいと、現場での混乱を招き、管理者への問い合わせが集中する事態につながりかねません。

加えて、無料プランでは、システム改善のための意見や要望を吸い上げる仕組みが乏しいことも課題の一つです。ユーザーの声を反映した使い勝手の向上が進みにくく、長期利用での不満につながる恐れもあります。

データセキュリティとコンプライアンスの課題

クラウド型の勤怠管理システムでは、データセキュリティの確保が重要な論点となります。無料プランの中には、データ暗号化やアクセス制御、ログ管理といったセキュリティ対策が不十分なサービスも存在します。

社外にデータを預けるリスクを最小限に抑えるには、システムのセキュリティ水準を見極める必要があります。具体的には、データセンターの所在地や、プライバシーマーク等の認証取得状況、セキュリティ監査の実施状況などをチェックするのが有効でしょう。

また、海外企業が提供するサービスの場合、GDPRなどの海外の法規制への対応状況にも注意が必要です。日本の個人情報保護法とは異なる規制が適用される場合があるため、慎重な確認が欠かせません。

無料プランを利用する際は、安価さや利便性だけでなく、データセキュリティとコンプライアンスの視点からもリスクを見極めることが重要です。自社のセキュリティポリシーに照らし、受容できるリスクレベルかを見定めた上で、最適なサービス選定を行うことが求められます。

初期費用無料で使える勤怠管理システム

打刻keeper

打刻keeperは、シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで就業管理に必要な機能を幅広くカバーしたクラウド型システムです。企業の就業規則に合わせた自由なカスタマイズ、多様な打刻方法への対応、柔軟な集計機能とデータ出力、従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能など、企業独自の運用に対応できる点が特長です。

料金プランは、月のご利用従業員数に応じて1人あたり250円（税抜）ですが、5アカウントまでは無料でご利用いただけます。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。

キンコンProレポトン

キンコンProレポトンは、勤怠管理と交通費精算にかかる"見えないコスト"を大幅に削減できるシステムです。自動集計機能による集計業務の削減、法改正への対応、シンプルで使いやすいインターフェースが特長です。

他社サービスとの連携が可能で、Slack、Chatwork、LINE WORKS、Microsoft365、GoogleCalendar、kintone、Garoonなど様々な外部サービスとつながります。1ユーザー月額220円から導入可能で、iOS端末もしくはNFC対応のAndroid端末があればすぐに始められます。出勤時と退勤時にICカードを端末にタッチするだけで交通費も同時に読み取り記録できる点も魅力です。

ジョブカン勤怠管理

シリーズ累計20万社以上に導入されている「ジョブカン勤怠管理」は、豊富な機能とシンプルな操作性を兼ね備えた勤怠管理システムです。変形労働やフレックス制など、あらゆる勤務形態に柔軟に対応可能。手厚いサポート体制と、必要な機能だけを選んで利用できるコスト削減も魅力です。

ハーモス勤怠

中小企業・ベンチャー企業を中心に、60,000社以上に活用されている「ハーモス勤怠」は、30名以下の利用なら無料で、31名以上でも1人あたり月額100円から利用できる手軽さが特長です。働き方改革関連法にも対応し、ICカードやSlack、LINEなど多彩な打刻方法を選べます。シンプルな操作性でスムーズに導入できる点も魅力です。

自社の規模や予算、必要な機能に合わせて、最適なシステムを選んでみてください。いずれも導入実績の豊富な信頼できるシステムばかりです。効率的な勤怠管理で、生産性の向上とコスト削減を実現しましょう。

結論

無料の勤怠管理システムは、初期費用を抑えつつ勤怠管理のデジタル化を進められるメリットがあります。一方で、機能面の制約や利用できる従業員数の制限など、無料プランならではの課題も存在します。自社の規模や成長段階、勤怠管理に求める水準を踏まえ、無料プランの活用方法を検討することが肝要です。

将来的には、より高度な機能やセキュリティ水準が求められるフェーズが訪れるでしょう。その際は、無料プランから有料プランへの移行を視野に入れ、データ移行の容易さなども比較検討する必要があります。無料プランを活用しつつ、長期的な視点を持ってシステム選定を進めることが、勤怠管理の最適化につながります。