スマホで打刻！最新の勤怠管理アプリとその活用法

テレワークや営業職の増加に伴い、勤怠管理の効率化が求められています。特にスマホを利用した打刻方法は、どこでも簡単に勤怠記録ができるため、多くの企業に採用されています。本記事では、スマホでの打刻のメリットや選び方、導入方法について詳しく解説します。

スマホで打刻ができるメリット

スマホ打刻は、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、その主な利点を見ていきましょう。

どこでも簡単に打刻

スマホ打刻の最大の利点は、その利便性です。スマホさえあれば、場所を問わずに出退勤の記録ができます。これにより、テレワークや営業職など、オフィスにいない従業員でも正確に勤怠を管理することが可能になります。また、GPS機能を利用することで、打刻時の位置情報も記録でき、不正打刻の防止にも役立ちます。例えば、営業職の従業員が出先で打刻を行う際、GPSにより正確な位置情報が記録されるため、管理者は従業員が実際にどこで打刻したのかを確認できます。

初期コストの削減

専用のタイムレコーダーを設置する必要がなく、既存のスマホを活用することで初期コストを大幅に削減できます。これにより、特に中小企業やスタートアップにとっては、コストパフォーマンスの高い勤怠管理システムを導入することが可能です。タイムレコーダーや専用端末の購入・設置にかかるコストが不要なため、スマホ打刻を導入することで予算を他の重要なビジネスプロセスに振り向けることができます。

GPS機能による位置情報管理

スマホのGPS機能を活用することで、打刻時の位置情報を記録することができます。これにより、営業職のように外回りの多い職種でも、正確な出退勤の管理が可能になります。GPS機能を使うことで、管理者は従業員が実際にどこで打刻したのかを確認でき、不正な打刻を防止することができます。例えば、従業員がテレワーク中でも、GPSにより正確な打刻位置が記録されるため、不正打刻のリスクを低減できます。

スマホで打刻ができるデメリットと対策

スマホでの打刻には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。ここでは、そのデメリットと対策を見ていきましょう。

スマホ紛失時の対応

スマホを紛失した場合、打刻ができなくなる可能性があります。このような事態に備えて、代替手段を用意しておくことが重要です。例えば、パソコンからの打刻や、緊急時に使用できる予備のスマホを用意しておくと良いでしょう。また、クラウドベースの勤怠管理システムを利用することで、複数のデバイスからアクセスできる環境を整えることができます。

セキュリティリスクへの対策

スマホには個人情報が多く含まれているため、セキュリティリスクも存在します。勤怠管理アプリを導入する際は、アプリ自体のセキュリティ機能を確認し、暗号化通信や二段階認証などのセキュリティ対策が施されているかを確認することが重要です。また、定期的にソフトウェアのアップデートを行い、最新のセキュリティパッチを適用することも必要です。例えば、勤怠データを暗号化して保存し、不正アクセスから保護する対策を講じることが求められます。

バックアップとデータ保護

スマホの故障や紛失に備えて、定期的に勤怠データのバックアップを取ることが重要です。クラウドストレージを利用することで、データの紛失を防ぎ、どこからでもアクセス可能な状態に保つことができます。また、データ保護のために、アクセス権限を設定し、必要最低限の人だけがデータにアクセスできるようにすることも効果的です。例えば、クラウドサービスを利用して定期的にデータをバックアップし、万が一の際にも迅速にデータを復元できる体制を整えることが重要です。

スマホでの打刻に適した勤怠管理アプリの選び方

スマホ打刻に適した勤怠管理アプリを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが重要です。

必要な機能の確認

まずは、自社にとって必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。例えば、GPS打刻、顔認証打刻、リアルタイム打刻データの確認、シフト管理、休暇申請など、自社の業務に合った機能が備わっていることが重要です。また、打刻データの自動集計やレポート機能があることで、勤怠管理業務の効率化が図れます。

サポート体制の確認

勤怠管理アプリを導入する際は、サポート体制も重要な要素です。トラブルが発生した場合に迅速かつ的確に対応してもらえるか、電話やメール、チャットなどのサポート手段が豊富かを確認しましょう。また、導入前のデモンストレーションや無料トライアル期間を活用し、実際に使ってみてサポートの質を確認することも有効です。例えば、24時間対応のカスタマーサポートやオンラインマニュアルの提供があると安心です。

他システムとの連携

既存のシステムとの連携が可能かどうかも重要なポイントです。給与計算システムや経費精算システムなど、他のバックオフィス業務と連携することで、業務全体の効率化が図れます。API連携やデータインポート機能があるかどうかを確認し、シームレスな業務フローを構築しましょう。例えば、勤怠データを自動的に給与計算システムに反映させることで、手動でのデータ入力の手間を省くことができます。

ブラウザ版をアプリのように使うためのTips

勤怠管理アプリが提供されていない場合でも、ブラウザ版をスマホでアプリのように利用する方法があります。この方法を利用すれば、ブラウザ版を簡単にアクセスできる状態に保ち、効率的な勤怠管理が可能になります。

スマホのホーム画面にブックマークを追加する

1. ブラウザで勤怠管理システムにアクセス: スマホのブラウザ（SafariやChrome）を開き、勤怠管理システムのURLにアクセスします。

2. ブックマークをホーム画面に追加:

   • iPhone（Safariの場合）:
     1. 画面下部の「共有」ボタンをタップします（四角から矢印が上向きに出ているアイコン）。
     2. メニューから「ホーム画面に追加」を選択します。
     3. 名前を付けて「追加」をタップすると、ホーム画面にアイコンが追加されます。
   • Android（Chromeの場合）:
     1. 画面右上のメニューアイコン（3つの点）をタップします。
     2. 「ホーム画面に追加」を選択します。
     3. 名前を付けて「追加」をタップすると、ホーム画面にアイコンが追加されます。

ショートカットの利点

• 即時アクセス: ホーム画面からワンタップで勤怠管理システムにアクセスできるため、毎回ブラウザを開いてURLを入力する手間が省けます。
• アプリのような体験: ブラウザ版の勤怠管理システムをまるでネイティブアプリのように使用できるため、ユーザーエクスペリエンスが向上します。
• マルチデバイス対応: スマホだけでなく、タブレットやPCでも同様に設定することで、一貫した利用体験が得られます。

セキュリティ対策

ブラウザ版を利用する際も、セキュリティ対策が重要です。以下の点に注意しましょう。

• 強力なパスワードの設定: 勤怠管理システムへのアクセスには強力なパスワードを設定し、定期的に変更しましょう。
• 二段階認証の有効化: 可能であれば、二段階認証を有効にして、セキュリティレベルを高めましょう。
• ブラウザの最新バージョンを使用: 常にブラウザを最新バージョンに保ち、セキュリティパッチを適用しましょう。

これらの方法を活用することで、スマホでの打刻を効率的かつ安全に行うことができます。自社に最適な勤怠管理方法を見つけ、業務の効率化を図りましょう。

スマホで打刻ができるアプリの導入事例

スマホ打刻アプリの導入事例をいくつか紹介し、その効果を具体的に見ていきましょう。

テレワークでの活用

テレワークを導入している企業では、スマホ打刻が非常に有効です。自宅やカフェなど、オフィス以外の場所でも出退勤を簡単に記録できるため、従業員の働き方が柔軟になります。また、GPS機能を活用することで、どこで打刻したのかを正確に把握できるため、管理者も安心です。例えば、在宅勤務中の従業員が自宅で打刻した際の位置情報を記録することで、労働時間の正確な管理が可能になります。これにより、従業員は働きやすくなり、企業側も適正な労務管理ができるため、両者にとってメリットがあります。

営業職での活用

外回りが多い営業職では、スマホ打刻が特に役立ちます。出先での訪問先や商談先で打刻ができるため、オフィスに戻る手間が省けます。また、営業社員がどこで活動しているのかをリアルタイムで把握できるため、業務の効率化と管理が容易になります。例えば、訪問先での打刻データを基に、営業活動の実績をリアルタイムで確認できるため、労務管理の精度が向上します。これにより、営業活動の無駄を減らし、効率的な業務運営が可能となります。

小売業での活用

小売業では、店舗ごとに出退勤の管理が必要となりますが、スマホ打刻を導入することで、各店舗の従業員が簡単に出退勤を記録できます。特に、複数店舗を持つ企業では、中央で一元的に勤怠データを管理できるため、労務管理がスムーズになります。例えば、店舗スタッフが自分のスマホで打刻することで、出退勤時間を正確に記録し、そのデータがリアルタイムで本社に送信されるため、管理者は各店舗の労働状況を一目で把握できます。これにより、労務管理の効率化が図れるだけでなく、従業員の働きやすさも向上します。

スマホで打刻ができるアプリの導入ステップ

スマホ打刻アプリを導入する際のステップを詳しく見ていきましょう。

資料請求・お問い合わせ

まずは、興味のある勤怠管理アプリに資料請求やお問い合わせを行います。各アプリの特徴や料金プランを比較し、自社に最適なアプリを選びます。例えば、複数のアプリをリストアップし、それぞれの機能やサポート体制、料金プランを比較検討することで、自社のニーズに最も適したアプリを見つけることができます。

ヒアリング・無料トライアル

次に、導入を検討しているアプリの提供企業とヒアリングを行い、自社のニーズに合った機能が提供されているかを確認します。多くの勤怠管理アプリは無料トライアルを提供しているため、実際に使ってみて操作性や機能を確認しましょう。例えば、実際に従業員にアプリを使用させ、フィードバックを収集することで、アプリの使い勝手や実際の運用時の問題点を把握することができます。

申し込み・設置

無料トライアルで納得した場合は、正式に申し込みを行い、アプリの設置を進めます。設置後は、従業員に使い方を説明し、スムーズに運用を開始できるように準備を整えます。例えば、従業員向けのマニュアルやトレーニングセッションを提供し、全員がアプリを正しく使用できるようにサポートすることが重要です。また、導入後も定期的にシステムのアップデートやフィードバックを基に改善を行い、最適な運用を継続していくことが求められます。

おすすめの勤怠システム「打刻keeper」

いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。

次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。

出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html

打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。

打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。

1. 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
2. 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
3. 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
4. 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
5. 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
6. 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
7. 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
8. 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応

打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。

他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。

料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。

導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。

打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。

まとめ

スマホ打刻は、勤怠管理の効率化に大きく貢献するツールです。その利便性やコスト削減効果は、多くの企業にとって魅力的です。本記事で紹介したポイントを参考に、自社に最適なスマホ打刻アプリを選び、導入を進めてみてください。これにより、従業員の働き方が柔軟になり、業務全体の効率化が図れます。今後もスマホ打刻の技術は進化し続けるでしょう。効率的な勤怠管理を実現し、企業の成長をサポートするために、スマホ打刻アプリの導入をぜひ検討してみてください。