近年、多くの企業で働き方改革が進められる中、勤怠管理の重要性が改めて認識されています。従来の紙のタイムカードや出退勤簿による管理では、集計や分析に多くの時間と労力を要するため、業務効率化の観点から課題となっていました。こうした中で注目を集めているのが、クラウド型の勤怠管理システムです。
クラウド勤怠管理システムとは、インターネット上のサーバーを利用して勤怠情報を管理するシステムのことを指します。クラウド上で動作するため、場所や端末を問わずにアクセスが可能で、リアルタイムでのデータ管理と分析が実現します。本記事では、クラウド勤怠管理システムの メリットや機能、導入手順や事例について詳しく解説していきます。
クラウド勤怠管理システムのメリット
アクセスの容易さと柔軟性
クラウド勤怠管理システムは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスが可能です。パソコンやスマートフォン、タブレットなど、様々なデバイスに対応しているため、出先や在宅勤務時にも出退勤の打刻や休暇申請が行えます。また、クラウドならではの柔軟性により、ユーザー数や利用端末の増減にも スケーラビリティ高く対応できます。
初期コスト・運用コストの削減
オンプレミス型のシステムと比較して、クラウド勤怠管理システムは初期コストを大幅に抑えられます。ハードウェアの購入や設置、メンテナンスにかかる費用が不要になるためです。また、クラウドサービスの多くは月額課金制を採用しており、利用した分だけの支払いで済むため、中長期的にも運用コストの最適化が図れます。
自動化による業務効率の向上
クラウド勤怠管理システムを導入することで、煩雑な勤怠管理業務を自動化できます。タイムカードの集計や勤務実績のデータ入力、休暇の管理など、手作業で行っていた作業を システムが自動で処理するため、業務効率が大幅に向上します。また、ペーパーレス化により、紙の出力や保管にかかる手間やコストも削減できます。
リアルタイムでのデータ管理と分析
クラウド上で勤怠データを一元管理することで、リアルタイムでの状況把握や分析が可能になります。従業員の出退勤状況や労働時間、休暇取得状況などを、いつでも可視化できるため、適切な 人員配置や業務分析に役立てられます。また、蓄積されたデータをもとに、働き方の改善や 生産性向上につなげることもできるでしょう。
クラウド勤怠管理システムの主な機能
出退勤管理と打刻方法
クラウド勤怠管理システムの中核となるのが、出退勤管理機能です。ICカードや生体認証、GPSトラッキングなど、様々な打刻方法に対応しているため、企業や職種に合わせた運用が可能です。打刻忘れや打刻ミスにも柔軟に対応でき、管理者の負担を軽減できます。
休暇・欠勤管理
有給休暇をはじめとする休暇や欠勤の管理も、クラウド勤怠管理システムの重要な機能の一つです。従業員は システム上で休暇申請を行い、管理者は申請内容を確認して承認するといった流れをスムーズに行えます。年次有給休暇の取得状況も自動で集計されるため、 労働基準法に則った適切な管理が実現します。
シフト管理と労働時間の可視化
小売業や飲食業など、シフト勤務が中心となる業種では、クラウド勤怠管理システムのシフト管理機能が役立ちます。従業員の希望や適性を考慮しながら、最適な勤務シフトを作成できます。また、労働時間の可視化により、 残業時間の抑制や36協定の遵守など、 労務コンプライアンス対策にも効果を発揮します。
給与計算との連携
勤怠管理と密接に関わるのが給与計算です。クラウド勤怠管理システムでは、勤怠データを給与計算ソフトと 連携させることができます。正確な勤務実績に基づいて給与や賞与を算出できるほか、 社会保険の手続きにも反映できるため、業務の効率化と ミスの防止につながります。
クラウド勤怠管理システムの導入手順
現状の課題と要件の整理
クラウド勤怠管理システムを導入する際は、まず現状の勤怠管理における課題や要望を洗い出すことが重要です。勤怠管理の業務フローを可視化し、効率化が必要なポイントや改善すべき点を明確にしましょう。その上で、新システムに求める機能や要件を整理します。 要件定義の精度が高いほど、適切なシステム選定につながります。
システムの選定と比較検討
要件が整理できたら、クラウド勤怠管理システムの選定に入ります。提供元の安定性や信頼性、システムの拡張性、セキュリティ対策など、総合的な観点から 比較検討を行いましょう。実際の画面や操作性を確認できる製品デモや無料トライアルを活用するのも良いでしょう。また、見積もりを取得して、コストの妥当性も十分に吟味することが大切です。
導入スケジュールの策定
システムが決まったら、次は導入スケジュールを策定します。現行システムからのデータ移行や連携作業、テスト運用など、本稼働までの流れを具体的にプランニングしていきます。無理のない計画を立てるとともに、 トラブルや想定外の事態にも対応できるよう、一定の余裕を持たせておくことが重要です。
従業員へのトレーニングと周知
新しいシステムを導入する際は、従業員への トレーニングと周知を徹底することが欠かせません。操作方法や注意点を丁寧に説明し、一人ひとりが正しく使いこなせるようサポートしましょう。また、勤怠管理に関する就業規則の改定など、必要な社内手続きも並行して進めることが大切です。
クラウド勤怠管理システム導入事例
A社の事例：業務効率化と人事管理の改善
A社は、従業員数500名規模の製造業企業です。工場勤務の社員が多いため、出退勤管理や シフト作成に多くの時間を割いていました。そこで、GPSトラッキング機能を備えたクラウド勤怠管理システムを導入。現場での打刻が可能になり、管理者の作業負荷が大幅に軽減されました。また、蓄積された勤怠データを分析に活用することで、 人事評価の精度向上や業務の効率化につなげています。
B社の事例：コンプライアンス対策と労務リスクの軽減
B社は、飲食チェーンを運営する企業です。アルバイトを含めた従業員の勤怠管理が課題となっていました。 労働基準法への対応や、シフト管理の煩雑さに頭を悩ませていたのです。クラウド勤怠管理システムの導入により、36協定の遵守や 残業時間の可視化が実現。アルバイトの勤怠管理も、 Web上で一元的に行えるようになりました。 雇用契約や社会保険の手続きミスも減り、労務リスクの軽減につながっています。
どれが自社にぴったりかわからない方へおすすめ「打刻keeper」
いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。
次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
- 企業の就業規則に合わせて自由にカスタマイズ可能
- 多様な打刻方法に対応し、環境に合わせた最適な選択が可能
- 柔軟な集計機能とデータ出力で、分析とレポーティングを効率化
- 従業員のセルフマネジメントを促進するマイページ機能
- 自動シフト作成など、高度なシフト管理機能を搭載
- 従業員ごとのルール設定やアラート機能で、きめ細やかな管理が可能
- 外部サービスとの連携で、情報共有とコラボレーションを促進
- 細かな設定とオーダーメイドで、企業独自の運用に対応
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
まとめ
本記事では、クラウド勤怠管理システムの重要性や メリット、機能、導入手順、事例について解説してきました。働き方改革が進む中、勤怠管理の効率化や 人事管理の高度化は、企業にとって急務の課題です。クラウド勤怠管理システムは、こうした課題解決に大きな効果を発揮します。
導入によって期待される効果は、業務の自動化による生産性の向上、リアルタイムでのデータ把握による 適切な人員配置、ペーパーレス化によるコスト削減など、多岐にわたります。加えて、 労務コンプライアンスの強化や、従業員の働きやすい環境づくりにも寄与するでしょう。
クラウド勤怠管理システムを導入する際は、自社の課題や要望を踏まえて、 適切なシステム選定を行うことが重要です。業務フローに合ったシステムを選び、計画的に導入プロセスを進めることで、円滑な運用と目的の達成につなげられるはずです。ぜひ、自社の勤怠管理のあり方を見直し、クラウド勤怠管理システム導入を検討してみてください。
