昨今のデジタル化の波は、企業の契約業務にも大きな変革をもたらしています。従来の紙の契約書に代わり、電子契約が着実に普及しつつあります。電子契約は企業にとって大きなメリットがあります。契約作成から締結までの工程が効率化され、セキュリティ面でも従来の書類に比べて向上します。しかし一方で、電子化に伴う新たな課題や注意点も生じてきます。
本稿では、電子契約の概要から具体的な運用方法、導入時の留意点に至るまで、わかりやすく解説していきます。電子契約は今後ますます重要性を増すでしょう。その仕組みとポイントを押さえ、スムーズな移行を目指しましょう。
電子契約書とは：概念と基本的な仕組み
電子契約書の概念
電子契約書は、デジタル形式で作成、送信、署名、保存される契約文書を指します。この形式により、時間や場所にとらわれることなく、スムーズで効率的な契約プロセスが実現されます。従来の紙の契約書とは異なり、物理的な保管スペースも不要で、環境への影響も少ないのが特徴です。
電子契約書の基本的な仕組み
電子契約書の基本仕組みは、従来の契約プロセスをデジタル化したものです。契約の作成、署名、保存、管理といった各段階がデジタル化されており、全体が迅速で透明性があり、効率的に進行します。
電子署名の概要と法的要件
電子署名の概要
電子署名は、電子文書や電子契約書に対する署名者の承認と同意を電子的に表現したものです。この署名は、文書が署名された時点の完全性を保証し、署名者の身元を確認するための重要な手段です。
電子署名の法的要件
電子署名法は、電子署名が持つべき法的要件を定めています。これには、署名の非否認性、真正性、完全性が含まれます。電子署名は、契約が電子的に締結されたことを証明するための法的な証拠力を持ちます。また、電子署名には、送信された情報が改ざんされていないことを保証するための技術が必要です。
電子署名と電子契約書は、法的な契約プロセスをデジタル化し、事業運営の効率化を図る重要なツールです。これらのツールを適切に理解し、使用することで、企業は時間と資源を節約し、よりスムーズな業務プロセスを実現することができます。
電子契約のメリットと導入事例
電子契約書の作り方
電子契約書の作り方は主に2つの方法があります。一つは、電子契約サービスを利用する方法で、これはセキュリティ対策やサーバーの管理の簡略化に役立ちます。もう一つは、自社で環境を整える方法ですが、これは比較的ハードルが高いとされます。法定書類としての認可を受けるためには、「e-文書法」の要件を満たす必要があります。これには文書の見読性、完全性、検索性が含まれます。多くの電子契約サービスはこれらの要件を満たしているため、特に心配する必要はありません。
電子契約のメリット
電子契約にはいくつかのメリットがあります。たとえば、印紙税がかからないため、特に大量の契約書を取り扱う企業にとっては、大きなコスト削減につながります。また、業務効率が上がる点も大きなメリットです。紙の契約書の場合は印刷、郵送、保管などの手間がかかりますが、電子契約ならこれらの多くの手続きが省けます。さらに、コンプライアンスの強化にも寄与します。紙の契約書では紛失や流出の危険がありますが、電子契約ならセキュリティ機能によってこれらのリスクを抑えることができます。
電子契約と電子署名の実践方法
電子契約システムの構築
電子契約書の作成には、契約書テンプレート、契約締結ワークフロー、電子署名・電子印鑑の付与、タイムスタンプと電子証明書の付与などが含まれます。これらの機能は、契約業務を効率化し、法的効力を持つ電子契約を可能にします。電子契約システムは多くの場合、クラウド型で提供されており、Webブラウザ上で使用できます。そのため、特別なアプリをインストールする必要もありません。導入後は、社内のワークフローを整備し、社内研修を開くことも大切です。また、電子契約の方法としては、事業者型（立会人型）と当事者型があります。事業者型は、メール認証による本人性の担保が特徴で、当事者型は両当事者が電子証明書を取得する方法です。それぞれに異なる特徴がありますので、状況に応じて選択することが重要です。
締結後の契約書の保管
締結された電子契約書は、電子帳簿保存法などに対応する要件に従って保管する必要になります。これには文書の見読性（内容を表示・印刷できること）、完全性（本人性や非改ざん性が確認でき、文書が消失しないこと）、機密性（文書の漏洩や盗難を防止できること）、検索性（文書を探し出せる仕組みがあること）などが含まれます。多くの電子契約サービスはこれらの要件を満たしており、手順に従い保存すれば問題ありません。
以上の情報から、電子契約の導入には、効率化、コスト削減、コンプライアンス強化などの多くのメリットがあります。しかし、電子契約システムの選定や社内のワークフロー整備には慎重な検討が必要です。また、法的要件を満たすための仕組みの理解と適切な保管方法の適用が重要です。これらを念頭に置きながら、電子契約を有効に活用することが、事業運営において大きな利点となるでしょう。
注意点と共通の課題
電子契約の導入と実践においては、いくつかの重要な注意点があります。
法的要件の満たし方
電子契約は、その有効性を確保するために一定の法的要件を満たす必要があります。これには、「e-文書法」に基づく要件の満たし方が含まれます。主な要件としては、文書の見読性、完全性、および検索性が挙げられます。文書は容易に閲覧できる形で保存され、改ざんや消失から守られることが必要です。また、必要な文書を素早く検索できる体制を整えることも重要です。
電子署名の仕組みとセキュリティ
電子契約では、契約書に電子署名を施し、その安全性を保証するために電子証明書やタイムスタンプを使用します。電子証明書は契約の当事者の本人性を担保し、タイムスタンプは契約書が作成された時間を証明することで、改ざんを防ぎます。
電子契約サービスの選定
電子契約のサービス選定時には、そのセキュリティ、使いやすさ、費用対効果を考慮する必要があります。また、電子契約サービスが提供する各種機能と自社のニーズが一致するかどうかを慎重に検討することが肝心です。適切なサービスを選択するためには、さまざまな電子契約サービスを比較検討することをお勧めします。
おすすめの電子押印サービス
おすすめの電子押印サービスとして、イースタンプ(GMO)とイースタンプ(Storage)の2つのサービスを紹介させていただきます。
出典：https://e-stamp.jp/
イースタンプ(GMO)
イースタンプ(GMO)は、株式会社ハイホーが提供するクラウドベースの電子契約サービスです。従来の紙の契約書に代わり、ウェブ上で安全に契約の締結から保管までを一括して行えます。
イースタンプ(GMO)の主な特徴
【2タイプの電子署名対応】
認印タイプと実印タイプの2種類の電子署名に対応しています。認印タイプはメール認証によるユーザー認証で手軽に利用可能、一方の実印タイプはより厳格な本人確認と電子証明書の発行が必要で、高い法的有効性を備えています。
【便利な付帯機能の充実】
手書きサイン機能や各種許可証の画像添付機能など、電子契約に不可欠な機能が多数用意されています。過去の契約書のクラウド保管と検索機能も充実しており、業務効率化をサポートします。
【徹底したサポート体制】
導入前の初期設定から運用ルール策定、取引先への説明まで、専任スタッフによる丁寧なサポートが受けられます。
イースタンプ(Storage)
イースタンプ(Storage)は、法的コンプライアンスを厳守しながら、契約プロセスのデジタル化とペーパーレス化を実現する革新的な電子契約サービスです。
イースタンプ(Storage)の主な特徴
【電帳法対応の書類保管】
他社と締結した電子契約データも保存可能です。異なるプラットフォームの契約書を一元管理でき、保管とアクセスが容易になります。
【電子契約機能】
書面契約にも対応しており、1か月に最大5回の送信が可能で柔軟な運用ができます。
【相談窓口の充実】
利用者の疑問や問題に専門スタッフが対応する相談窓口を完備しています。操作方法の説明から最適な活用方法までをサポートします。
【タイムスタンプ機能】
法的要件を満たしたタイムスタンプにより、契約書の改ざん防止と法的信頼性を確保できます。
以上2つのサービスでは、機能面や対応レベルに違いがありますので、組織の規模やニーズに合わせて使い分けることができます。
まとめ
電子契約の導入は、多くの利点をもたらしますが、法的要件を適切に理解し、セキュリティと信頼性を重視したサービス選定が不可欠です。電子契約は単なる契約書のデジタル化ではなく、電子署名やタイムスタンプといった法的効力を持たせる仕組みが組み込まれています。これらの点を考慮し、電子契約を事業運営に効果的に取り入れることで、業務効率の向上とコスト削減を実現することができるでしょう。
電子契約の導入に際しては、法的要件を満たすために適切なシステムやサービスを選定することが不可欠です。セキュリティ対策や信頼性を考慮した上で、電子署名やタイムスタンプなどの機能を活用することで、契約の正当性や法的効力を確保することができます。これにより、業務プロセスの効率化やコスト削減が実現し、企業の競争力向上につながるでしょう。電子契約の導入は、未来志向のビジネス環境において重要な戦略となるでしょう。
