企業経営において、様々な業務を合理化し効率化することは非常に重要な課題です。中でも契約の締結プロセスは、コンプライアンスの遵守やリスク管理の観点から、適切な承認フローを経る必要があります。しかし、手作業による運用では、非効率な業務フローや進捗管理の難しさ、ヒューマンエラーが発生するなど、多くの課題が存在します。
そこで本日は、契約承認プロセスの重要性と現状の課題を振り返り、デジタル化によるソリューションと生産性向上のメリットについてご紹介します。
契約承認プロセスの重要性
契約書は企業運営において不可欠な重要文書です。不適切な契約内容や手続き上の誤りは、コンプライアンス違反やリスク発生の引き金となります。したがって、適切な承認プロセスを確立し、内部統制を徹底することが極めて重要です。
さらに、契約業務を効率的に遂行することで、業務の合理化、コスト削減、リソース最適化など、経営課題の解決につながります。言い換えれば、契約承認フローにおいては安全性と生産性の両立が最も重要な要素となります。
現状の課題と問題点
ここで従来の手作業による運用における3つの課題を確認しましょう。
非効率な承認フロー
申請書の作成、決裁者への書類の回覧、記録の保管など、一連の手作業により、リードタイムが長くなり非効率が生じています。社内のプロセスが複雑化すると、進捗の見える化も難しくなります。
進捗管理の難しさ
紙ベースでは、どの段階で承認が止まっているかを把握するのが困難です。状況確認や督促にも多大な手間がかかり、タスクの滞留やスケジューリング管理の煩雑さに課題があります。
ヒューマンエラーのリスク
承認者の見落としや判断ミス、押印漏れなどのヒューマンエラーは、コンプライアンス上のリスクを招きます。事後の監査対応も手間がかかり、ガバナンス上の課題となっています。
このように、従来の運用では非効率と手間がかかる上に、リスクも高くなってしまいます。業務を改善するには、まず現場の声に耳を傾け、課題を抽出してフローを見直すことが不可欠です。
契約承認プロセスの見直し
契約業務フローの生産性向上に向けて、以下の3つの視点から見直しを行う必要があります。
内部統制の確立
リスク発生の防止と適切な承認ルートを確保するため、承認者とその権限範囲を明確に定める内部統制が欠かせません。部署横断の意思決定や最終決裁者の特定など、ステークホルダーを明確にすることが重要です。
ステークホルダーの特定
契約関連業務に携わるすべての部署を洗い出し、それぞれの役割と責任を明確にします。法務部門、営業部門、経理部門など、関係部署を議論に巻き込んで、プロセス全体を可視化することがポイントです。
業務フローの可視化
現場の業務実態を詳細に把握した上で、PDCAサイクルに基づく業務改善を行います。関係者間で課題を共有し、無駄な工程を排除し、合理化の施策を立案する必要があります。
こうした取り組みを通じ、契約承認プロセスの棚卸しを行い、デジタル化による業務効率化を実現する準備が整います。
デジタル化による効率化
手作業ではなく、ITシステムを活用することで、業務フローの自動化と生産性の大幅な向上が実現できます。具体的には以下の3点が重要になります。
クラウドベースのシステム導入
契約書の電子データ化と、クラウド上でのファイル共有を実現します。社内はもちろん、場所を選ばず外部の関係者とも効率的に情報を共有できるようになります。電子契約やAI-OCRなどの機能を備えたシステムも有力な選択肢です。
承認ワークフロー自動化
申請からルーティング、承認、検索・参照に至るまでの一連のプロセスを自動化し、進捗管理を容易にします。申請者と承認者の作業が効率化され、タスクの自動割り当てやスケジューリングも可能になります。
モバイル対応
スマートフォンやタブレットからの閲覧・承認が可能になれば、場所を選ばずにワークフローに参加でき、リードタイム短縮が期待できます。リモートワークを取り入れる企業にとっても、モバイル環境は必須の要件と言えるでしょう。
このようにITの活用により、業務プロセス全体を見直し、合理化とスピードアップを同時に実現することができます。ペーパーレス化の推進とともに、BPM(業務プロセス管理)やRPA(ロボットによる自動化)の手法も有効活用できます。
生産性向上のメリット
契約承認フローのデジタル化によって、企業は以下のような大きなメリットを享受できます。
リードタイム短縮
申請から最終承認までの所要時間を大幅に短縮でき、企業活動のスピードアップが図れます。契約実行までの時間ロスを最小限に抑えられるため、事業機会の逸失リスクを低減できます。
コスト削減
ペーパーレス化により印刷費・保管費用等を抑制でき、生産性の向上でリソースコストも最適化されます。さらに、ヒューマンエラー防止でリワーク発生のリスクを低減できます。
リスク低減
コンプライアンス違反のリスクが低下し、事案発生時の監査対応にも容易に対処できるでしょう。システム上で承認ルートが可視化されているため、内部統制上の課題解決にも役立ちます。
このようにデジタル化を推進することで、真の業務改善とコスト削減、リスク低減が実現可能になります。経営課題の解消はもちろん、社員のストレス軽減や働き方改革にも寄与できるはずです。
企業経営において、このような生産性向上施策は待ったなしの重要課題と言えるでしょう。ぜひ、契約承認プロセスのデジタル化に前向きに取り組み、社内の業務効率化を推進していただきたいと思います。
本記事では、課題認識からプロセス改善の具体策まで、包括的に解説してきました。 企業の真の変革を実現するには、現場主導の業務改善とITの有効活用が鍵を握ります。今こそ、皆さまの勇気ある行動を期待しています。
おすすめの電子契約サービス
おすすめの電子押印サービスとして、イースタンプ(GMO)とイースタンプ(Storage)の2つのサービスを紹介させていただきます。
出典：https://e-stamp.jp/
イースタンプ(GMO)
イースタンプ(GMO)は、株式会社ハイホーが提供するクラウドベースの電子契約サービスです。従来の紙の契約書に代わり、ウェブ上で安全に契約の締結から保管までを一括して行えます。
イースタンプ(GMO)の主な特徴
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認印タイプと実印タイプの2種類の電子署名に対応しています。認印タイプはメール認証によるユーザー認証で手軽に利用可能、一方の実印タイプはより厳格な本人確認と電子証明書の発行が必要で、高い法的有効性を備えています。
【便利な付帯機能の充実】
手書きサイン機能や各種許可証の画像添付機能など、電子契約に不可欠な機能が多数用意されています。過去の契約書のクラウド保管と検索機能も充実しており、業務効率化をサポートします。
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書面契約にも対応しており、1か月に最大5回の送信が可能で柔軟な運用ができます。
【相談窓口の充実】
利用者の疑問や問題に専門スタッフが対応する相談窓口を完備しています。操作方法の説明から最適な活用方法までをサポートします。
【タイムスタンプ機能】
法的要件を満たしたタイムスタンプにより、契約書の改ざん防止と法的信頼性を確保できます。
以上2つのサービスでは、機能面や対応レベルに違いがありますので、組織の規模やニーズに合わせて使い分けることができます。
まとめ
本記事では、契約承認プロセスの重要性や現在の課題について詳しく解説してきました。従来の手作業による運用では、業務フローの非効率性や進捗管理の困難さ、そしてヒューマンエラーのリスクといった様々な問題が浮き彫りになります。これらの課題を解決するためには、まず内部統制の確立やステークホルダーの明確化、そして業務フローの可視化が必要不可欠です。
そして、ITシステムの導入によってデジタル化を進めることで、業務プロセス全体の自動化とスピードアップが実現できます。クラウド対応の契約管理システムやワークフローの自動化、さらにはモバイル環境の整備など、合理化策は多岐にわたります。
こうした取り組みによるメリットは計り知れません。ビジネス機会の確保に繋がるリードタイムの短縮、コスト削減とリソース最適化、そして内部統制の強化によるリスク低減など、企業の生産性と競争力の向上が期待できるのです。
変革への第一歩は現場主導の業務改善から始まります。デジタルツールの積極的な活用と、ITリテラシーの向上が欠かせません。同時に、ITベンダーにも、ユーザー視点でのサポートとソリューション提案が求められています。社員のエンゲージメント向上や働き方改革を推進し、企業の持続的成長を実現しましょう。
