2024年1月から施行された電子帳簿保存法の改正により、電子取引データの保存が義務化されます。これには、メールで送信されたPDF形式の領収書など、電子形式で受け取った取引データを原則として電子データのまま保存する必要があります。これまで紙での保存が許可されていたものが、この改正により原則として電子データとしての保存が必要となります。本記事では、この法改正による影響や新たな要件について詳しく解説していきます。電子帳簿保存法の改正により、企業が取引データを効率的かつ安全に管理するための取り組みが求められることを理解することが重要です。
電子帳簿保存法の概要
法の目的と背景
電子帳簿保存法は、デジタル技術を活用して税務データの管理を効率化し、企業の納税義務をサポートすることを目的としています。この法律は、ペーパーレス化を推進し、企業が税務データを電子的に保存し素早くアクセスできるようにすることで、税務調査の透明性と効率性を向上させることを目指しています。
主要な改正点とその影響
2024年からの改正では、特に電子取引データの保存が義務化されることが大きな変更点となっています。全ての法人は、電子的に受け取った取引データを電子形式で保存し、検索機能を備えることが求められます。これにより、文書の偽造や改ざんのリスクを減らすとともに、税務署による監査の効率化が期待されています。具体的には、電子帳簿保存法は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の三つの主要部分に分けられ、各セクションにおける要件が明確になりました。例えば、スキャナ保存では、保存要件の緩和が進み、入力者情報の保存要件が廃止され、帳簿との相互関連性要件が重要書類に限定されるようになりました。
これらの改正は、税務プロセスのデジタル化をさらに進め、企業の負担を軽減する一方で、新たなコンプライアンス要件に適応するための企業の取り組みが必要とされています。
電子帳簿保存法の具体的な要件
保存すべき帳簿・書類の種類
電子帳簿保存法に基づき、法人は取引関連書類を電子形式で保存する義務があります。これには請求書、領収書、契約書などが含まれ、特に取引の詳細が記載されたすべての文書が対象となります。2024年の改正により、電子取引に関連するデータの電子保存が特に重視されています。これにより、電子データの形で受け取った書類はその形式を保ったまま保存することが求められ、紙での保存は基本的に認められなくなります。
電子保存の具体的要件とスタンダード
電子保存の際は、解像度や色調を含むデータの品質が保証される必要があります。保存フォーマットとしては、PDFなどの一定の標準に従うことが要求されています。また、データの整合性と検証可能性を確保するために、技術的な要件が設定されており、これにはデータの安全性やアクセス制御が含まれます。
タイムスタンプと検索機能の要求
保存された電子データにはタイムスタンプの付与が義務付けられています。これにより、データの作成や変更の日時が記録され、情報の信頼性が向上します。さらに、データの効率的な管理と迅速な情報検索をサポートするために、高度な検索機能が求められるようになりました。これにより、必要な情報を素早く簡単に見つけることができます。
これらの要件は、デジタル時代の進展に合わせたもので、法人が税務文書をより効率的かつ確実に管理するためのものです。2024年の改正でさらに明確化され、適用が始まることにより、すべての企業が新しい規則に適応することが必要となります。
罰則とその適用例
主な罰則の種類と条件
電子帳簿保存法に違反した場合の罰則は、主に追徴課税や重加算税の適用が含まれます。特に、不正行為やデータの不備が発覚した際は、これらの罰則が課される可能性が高くなります。電子帳簿保存法の遵守が求められるのは、税務上の不正を防ぎ、透明性を高めるためです。改正法では、電子データの改ざんや隠蔽行為が発覚した場合、従来の重加算税に加えて追加の10%が加算されることが明示されています。
違反事例とその法的影響
実際に違反が発生した例として、電子データの不適切な管理や保存義務の違反があります。これにより、法人税や所得税の申告において誤りが生じ、結果として厳しい税務調査と罰則が課されるケースがあります。保存義務の違反は、税務署からの書類提示要求に応じられない場合に特に問題視されます。
青色申告の承認取り消しの影響
青色申告の特典を享受している企業が電子帳簿保存法に違反した場合、その承認が取り消されることがあります。これにより、特別控除の損失およびその他の税務上の利益が失われます。さらに、承認取り消しは企業の信用にも影響を与え、経営に深刻な打撃を与える可能性があります。
これらの罰則や適用例を理解することは、適切な電子帳簿保存法の対応策を講じ、企業のリスクを管理する上で非常に重要です。
電子帳簿保存法の遵守に向けた実践的アドバイス
準備すべきシステムとツール
電子帳簿保存法の遵守には、適切なクラウドサービスや会計ソフトウェアの導入が欠かせません。これらのツールは、法令に基づく電子データの保存基準を満たし、データセキュリティと監査対策を強化します。特に、クラウドサービスは遠隔地からのアクセスやデータの一元管理を容易にし、法的要件への対応をサポートします。
法改正への適応策
電子帳簿保存法の改正に効率的に対応するためには、最新の法律情報を継続的に確認し、企業のシステムやプロセスに新しい要件を迅速に組み込むことが必要です。この取り組みにより、未遵守による罰則のリスクを最小限に抑えることができます。
猶予期間とその活用方法
新しい法律要件の施行前に設けられる猶予期間を利用して、システムのアップグレードや従業員の研修を行うことがおすすめです。これにより、法的要件への適合を確実にし、運用開始時のトラブルを避けることができます。
月1,408円から利用できる！電子帳簿保存法対応の書類保管サービス『イースタンプ（Storage）』
出典元：https://e-stamp.jp/
イースタンプ（Storage）は、ビジネス界の数々の課題に対応するために生み出された革新的な電子契約サービスです。法的コンプライアンスに厳密に従い、契約プロセスをデジタル化することでペーパーレス化を推進し、ビジネス環境の変化に柔軟に対応します。イースタンプ（Storage）の導入により、伝統的な手書きや紙ベースの契約手続きに比べて時間とコストを効果的に節約できるだけでなく、リモートワークやデジタル化の浸透する現代のビジネスシーンに最適な解決策を提供します。さらに、電子契約のセキュリティと透明性を向上させることで、信頼性の高いビジネス取引をサポートします。
イースタンプ(Storage)の特徴
電帳法対応書類保管
イースタンプ（Storage）は、他社で締結した電子契約のデータも保存可能です。これにより、異なるプラットフォームで締結された契約書も一元管理でき、契約書の保管とアクセスが容易になります。イースタンプ（Storage）では、他社と締結した電子契約のデータも保存できます。これにより、異なるプラットフォームで締結された契約書も一括管理が可能となり、契約書の保管とアクセスがスムーズに行えます。
タイムスタンプ機能
契約書の信頼性と不変性を確保するために、法的要件に適合したタイムスタンプを提供します。この機能により、契約書の改ざんを防ぎ、法的な信頼性を確保することができます。
月5件まで利用できる電子契約機能
書面での契約締結にも対応しており、契約のデジタル化を進めます。1か月につき最大5回の送信が可能で、柔軟な契約手続きを支援します。
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利用者の疑問や問題に迅速に対応するための専門相談窓口を備えています。この窓口では、操作方法の説明からサービスの最適な活用方法まで、幅広いサポートを提供しています。
イースタンプ(Storage)のプランと料金
基本料金
1,408円(税込)/月。このプランは12ヶ月の自動更新契約が基本となっており、長期利用を前提としています。したがって、短期的な利用を考えている企業には向いていないかもしれません。
タイムスタンプ
法的な要件に準拠したタイムスタンプ機能は、1回あたり33円で提供されています。重要な契約書の信頼性と不変性を確保するためには欠かせない機能であり、コストと効果のバランスを考慮して活用することがおすすめされます。
保管容量
基本の保管容量は1GBですが、必要に応じて1GBごとに1,100円で追加することができます。データの量が多い企業にとっては、追加料金がかさむ可能性があるため、注意が必要です。
まとめ
電子帳簿保存法を守ることは、企業の信頼と効率を保つために とても大切なことです。厳しい法律の決まりと、違反したときの重い罰則について よく理解しておく必要があります。
適切なクラウドサービスや会計ソフトを使い、最新の法律情報を常にチェックし、法律の変更にすぐ対応することで、リスクを減らしながら、企業の透明性と効率性を高めることができます。
このガイドの情報を上手に使って、法律に沿った安全な企業活動を行いましょう。
