企業における経費精算と請求書管理の効率化は、業務効率とコスト削減の両面で重要です。本記事では、「楽楽精算」の機能とその活用方法について詳しく解説します。
楽楽精算とは
「楽楽精算」は、株式会社ラクスが提供するクラウド型経費精算システムです。
基本機能の紹介
「楽楽精算」は、交通費、旅費、出張費など、経費に関わる全ての処理を一元管理できるクラウド型経費精算システムです。特に、経費精算の自動化とデジタル化によって、業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。また、ユーザーフレンドリーなインターフェースを持ち、どんな企業規模でも簡単に導入できます。累計導入社数は10,000社を超え、多くの企業がそのメリットを享受しています。
「楽楽精算」は、経費精算業務を一元管理するための多機能システムです。特に注目すべきは、その高精度なAI-OCR技術による自動読取機能です。この機能により、請求書や領収書の金額や取引先情報が自動でデータ化されるため、手入力の手間とミスを大幅に削減できます。さらに、スマートフォンアプリを活用することで、外出先からでも簡単に経費申請が可能となり、社員の利便性が大いに向上します。
また、「楽楽精算」は電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しており、法令順守の観点からも安心して利用できます。これにより、企業は法令違反のリスクを低減し、安心して経費精算業務を行うことができます。
導入のメリット
「楽楽精算」の導入により、経費精算業務の効率化が図れます。具体的には、電子化による業務効率の向上、ペーパーレス化によるコスト削減、そして、人的ミスの大幅な減少が挙げられます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、法令順守も容易に実現できます。
「楽楽精算」の最大のメリットは、その総合的な業務効率化です。経費精算のデジタル化により、紙ベースの処理が不要となり、ペーパーレス化が進みます。これにより、紙の購入や保管コストが削減されるだけでなく、検索性も向上し、必要な書類を迅速に見つけ出すことができます。また、自動仕訳機能を活用することで、経理担当者の負担が軽減され、重要な業務に集中できるようになります。
さらに、「楽楽精算」は、クラウド型システムであるため、インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセス可能です。これにより、リモートワークやテレワークの導入もスムーズに行え、柔軟な働き方を実現する企業にも最適です。
楽楽精算の請求書管理機能
請求書の自動読取機能
「楽楽精算」は、高精度の請求書読取機能を備えており、請求書をアップロードするだけで、金額や取引先、受領日などの情報を自動でデータ化します。これにより、毎月発生する大量の請求書の入力作業が大幅に削減され、入力ミスも防止されます。例えば、AI-OCR技術を活用した自動読取機能は、99.9%以上の精度で請求書情報を正確にデータ化することができます。
請求書の自動読取機能は、特に多忙な経理部門にとって大きな助けとなります。大量の請求書が一度にアップロードされる際も、高精度のAI-OCR技術が正確にデータ化を行います。これにより、手作業でのデータ入力に伴うヒューマンエラーのリスクが大幅に低減され、正確かつ迅速な処理が可能となります。また、この機能により、経理部門は重要な戦略業務に集中できるようになり、全体の業務効率が向上します。
さらに、自動読取機能は取引先ごとの仕訳辞書を使用して、請求書の情報を自動で仕訳し、正確な会計処理を実現します。この仕訳辞書は、企業のニーズに合わせてカスタマイズ可能で、特定の取引先や費用項目に応じた仕訳設定が行えるため、経理業務の精度と効率が一層向上します。
受取代行サービス
受取代行サービスも提供しており、紙請求書の受領からデータ化までをまるっと代行します。これにより、紙請求書の開封やスキャン、データ化の工数が削減され、内部統制の強化にも繋がります。特に、スキャンされた請求書はオペレータによって確認・補正されるため、データ化の精度も非常に高いです。
受取代行サービスは、企業にとって非常に便利な機能です。紙の請求書を郵送で受け取る場合、手作業での開封やスキャン作業が必要ですが、このサービスを利用することで、これらの作業をすべてアウトソーシングすることができます。受け取った請求書はすぐにデジタル化され、システムに取り込まれるため、リアルタイムでの確認や処理が可能です。
さらに、受取代行サービスでは、オペレータが請求書の内容を確認し、必要に応じて修正を行うため、データの正確性が保証されます。このような精度の高いデータ化により、経理部門は安心して請求書処理を進めることができ、内部統制の強化にも寄与します。また、紙の請求書を保管するスペースや管理コストも削減され、全体的なコスト効率が向上します。
支払依頼の効率化
「楽楽精算」上で請求書の支払依頼を行う際には、読み取られた請求書情報を元に、細かい仕訳を自動で設定できます。これにより、手入力作業がほとんど不要になり、支払依頼伝票が半自動で完成します。また、いつでもどこでも申請・承認ができる機能もあり、費用計上先の設定や複数部門での費用按分、承認フローの分岐設定なども可能です。
支払依頼の効率化は、特に大企業や多部門を抱える企業にとって重要なポイントです。「楽楽精算」は、請求書の情報を基に自動で仕訳を行い、支払依頼伝票を作成します。これにより、経理担当者は手作業での入力ミスを防ぐことができ、迅速かつ正確な支払処理が可能となります。
また、支払依頼の申請・承認プロセスも「楽楽精算」上で行えるため、場所を選ばずに対応が可能です。例えば、出張中の社員でもスマートフォンやタブレットを使って申請・承認が行えるため、業務のスピードが大幅に向上します。さらに、費用按分や承認フローの設定により、部門間の費用負担の明確化や、承認プロセスの効率化が実現します。
楽楽精算の導入事例
企業の成功事例
「楽楽精算」は、多くの企業で導入されており、具体的な成功事例も数多く存在します。以下にいくつかの事例を紹介します。
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
同社では、経費申請の工数削減や決算までの時間短縮を実現しました。具体的には、経理・現場ともに大きな負担が軽減され、業務効率が大幅に向上しました。これにより、経費精算業務にかかる時間が大幅に短縮され、全社的な生産性が向上しました。
ファーストキッチン株式会社
経費精算が従来の3時間から30分に短縮されました。電子帳簿保存法機能の活用により、経理業務の効率化が進み、全体の業務負荷が大幅に軽減されました。これにより、従業員はより戦略的な業務に集中できるようになりました。
大陽日酸株式会社グループ
親会社利用中のシステムを使わず、国内グループ企業13社で「楽楽精算」を導入しました。グループウェアでの経費精算から脱却し、経費精算業務の効率化を実現しました。これにより、経費精算にかかる時間が大幅に削減され、業務効率が向上しました。
WILLER株式会社
テレワークにも対応し、経費精算にかかわる経理の作業工数が約半分に減少しました。これにより、リモートワーク環境でもスムーズに経費精算業務が行えるようになり、社員の柔軟な働き方が実現されました。
MS&ADインシュアランス グループホールディングス株式会社
安心のセキュリティで、厳しい内部統制基準もクリアしました。これにより、内部統制の強化と同時に、経費精算業務の効率化が図られました。セキュリティ対策が万全であるため、安心してシステムを利用することができます。
沖縄コカ･コーラボトリング株式会社
現金の取り扱いを大幅に削減し、電子帳簿保存法対応によりペーパーレス化にも成功しました。これにより、紙の使用量が削減され、環境負荷の低減にも貢献しています。また、ペーパーレス化による業務効率の向上も実現しました。
これらの事例からも分かるように、「楽楽精算」の導入により、多くの企業が業務効率化とコスト削減の両面で大きな効果を得ています。業務負荷の軽減と経費の透明性向上を目指す企業にとって、「楽楽精算」は最適なソリューションです。
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まとめ
「楽楽精算」を導入することで、経費精算と請求書管理の効率化が実現できます。これにより、業務負荷の軽減とコスト削減が可能となり、企業全体の業務効率が向上します。また、法令順守の観点からも安心して利用できるため、企業の信頼性向上にも寄与します。経費精算や請求書管理に課題を抱えている企業は、「楽楽精算」の導入を検討してみてください。
「楽楽精算」を活用して、より効率的でミスのない経費精算・請求書管理を実現し、企業の成長を支援する一助としてください。
