現代のビジネス環境において、労務管理と勤怠管理は企業経営の根幹を成す重要な要素です。これらの管理は、単に法律の遵守やコストの最適化だけでなく、従業員のエンゲージメントや生産性の向上、さらには企業の社会的責任の遂行にも直結します。したがって、労務管理と勤怠管理を戦略的に行うことは、持続可能な企業成長のための必須条件と言えるでしょう。本ガイドでは、労務管理と勤怠管理の基本的な考え方から、具体的な実践方法、さらにはデジタル技術を活用した効率化までを網羅的に解説します。
勤怠管理の基本は、従業員の出退勤時間を正確に記録することです。この記録は、給与計算や労働時間管理の基礎データとなるだけでなく、労働基準法の遵守を証明する重要な書類にもなります。近年では、ICカードや生体認証を用いた出退勤管理システムの導入が進んでいます。こうしたシステムを活用することで、データの正確性が向上するだけでなく、不正な打刻の防止にも役立ちます。また、出退勤管理は、従業員の勤務状況を可視化することで、適切な人員配置やワークライフバランスの実現にも寄与します。
残業管理は、長時間労働による健康障害を防止し、ワークライフバランスを実現するために重要です。労働基準法では、時間外労働の上限が定められているため、残業時間を適切に管理し、必要な場合には労使協定（36協定）を締結することが求められます。一方、休暇管理は、従業員のリフレッシュと生産性の向上につながります。特に、年次有給休暇の取得は労働者の権利であり、企業には取得を促進する義務があります。残業・休暇管理を効果的に行うためには、申請・承認のプロセスを明確化し、従業員の状況を可視化できるシステムを構築することが有効です。
勤怠データは、労働基準法をはじめとする各種法令で保存が義務付けられています。具体的には、出勤簿、賃金台帳、労働者名簿の法定三帳簿を、一定期間保存しなければなりません。また、勤怠データには個人情報が含まれるため、適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。さらに、勤怠データは、労働時間の適正な把握と管理の基礎となるため、データの改ざんや不正な操作を防止するための措置も重要です。これらの法的要件を満たすことは、コンプライアンス経営の基本であり、企業の信頼性を高めることにもつながります。
労務管理の中核をなすのが、労働基準法で義務付けられている法定三帳簿の作成と保存です。労働者名簿は、従業員の氏名、生年月日、雇用形態などの基本情報を記載するもので、賃金台帳は、賃金の支払い状況を記録するものです。出勤簿は、従業員の出退勤時刻や勤務時間を記録します。これらの帳簿は、紙媒体での保存でも電子データでの保存でも認められていますが、確実に記録し、一定期間保存することが求められます。また、帳簿の記載内容を従業員に通知することも重要です。法定三帳簿の適切な管理は、労務管理の基本であり、法令遵守の証でもあります。
労務管理において、雇用契約書は従業員との合意形成の基礎となる重要なドキュメントです。雇用契約書には、労働条件や服務規律、秘密保持義務などを明記し、トラブルを未然に防止することが求められます。特に、労働時間や賃金、休日・休暇、退職金などは詳細に記載することが望ましいでしょう。また、雇用契約書は、従業員との紛争が生じた場合の証拠書類となるため、適切に保管・管理することも重要です。雇用契約書の作成と管理は、労使双方にとって有益であり、健全な労使関係の構築に寄与します。
労務管理を行う上で、労働基準法の遵守は大前提です。労働基準法は、労働者の保護と適正な労働条件の確保を目的とした基本法であり、賃金の支払い、労働時間の制限、年次有給休暇の付与など、幅広い事項を規定しています。また、近年では、長時間労働の是正やパワーハラスメント対策など、働き方改革関連法の整備も進んでいます。企業は、これらの法改正にも迅速に対応し、常に最新の法令に準拠した労務管理を行う必要があります。法令遵守は、企業の社会的責任であり、ブランド価値向上にも直結する重要な経営課題なのです。
勤怠管理業務には、出退勤時間の集計、残業時間の計算、有給休暇の管理など、多くの定型的な作業が含まれます。これらの作業を手作業で行うことは、膨大な時間と労力を要するだけでなく、ミスのリスクも高くなります。勤怠管理システムを導入することで、これらの作業を自動化し、大幅な効率化とコスト削減を実現できます。また、クラウド型のシステムを活用すれば、場所や時間に関係なくデータにアクセスできるため、テレワークへの対応も容易になります。勤怠管理システムは、業務の効率化と生産性向上に大きく寄与するツールと言えるでしょう。
勤怠管理において、データの正確性は非常に重要です。勤怠データは、給与計算や労務管理の基礎となるため、ミスがあってはなりません。しかし、手作業による集計や転記では、どうしてもミスが発生してしまいます。勤怠管理システムを導入することで、データの自動集計や入力チェック機能により、ミスを大幅に削減できます。また、システムによるデータ管理は、不正な改ざんを防止し、情報の正確性を担保することにもつながります。正確な勤怠データは、適切な労務管理とコンプライアンス経営の基盤となります。
労働関連法規は頻繁に改正されるため、常に最新の動向を把握し、適切に対応することが求められます。勤怠管理システムは、法改正に合わせてアップデートされるため、最新の法規制に適応することが容易になります。また、システムには、36協定の超過アラートや、長時間労働者の自動抽出など、リスクマネジメントに役立つ機能も搭載されています。これらの機能を活用することで、法令違反のリスクを未然に防ぎ、安心して労務管理を行うことができます。さらに、勤怠データの電子化は、監督官庁への報告や調査への迅速な対応にも役立ちます。
いざ勤怠システムを導入しようと検索してみると、近年では多くのクラウド勤怠管理システムが存在し、どれが自社に最適なサービスなのか見極めるのは難しく、迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
また、実際に導入してみたものの、使い勝手に不便な点があったり、「もっとここがこうなっていれば作業が楽になるのに」といった要望をお持ちの方が多いのも現状です。
次に紹介する「打刻keeper」は、自社独自のルールなどにも対応可能な、カスタマイズ性の高いサービスです。オリジナルの勤怠管理システムを導入することができるため、自社のニーズに合わせた最適なシステムを構築できます。
出典：https://www.dakoku-keeper.com/index.html
打刻keeperは、企業の就業管理に関する様々な悩みを解決し、効率的な勤怠管理を実現するために開発されたクラウド型システムです。シフト作成から打刻、勤怠集計、データ分析まで、就業管理に必要な機能を幅広くカバーしており、業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献します。
打刻keeperの主な特徴は以下の通りです。
打刻keeperを導入することで、労務管理の様々な課題を一挙に解決できます。業務の自動化と最適化により、作業時間の短縮と労務人件費の削減を同時に実現可能です。また、従業員のセルフマネジメントを促進し、エンゲージメントの向上にも寄与します。
他社サービスとの差別化ポイントは、企業独自の運用に対応できるオーダーメイドの設定とカスタマイズ機能です。打刻keeperは、各企業の就業規則や勤務体系に柔軟に適応できるよう設計されており、管理者は自社の規定に合わせてシステムの設定を細かく調整できます。この自由度の高さが、無駄のない効率的な勤怠管理の実現につながります。
料金プランは、月のご利用（出退勤をした）従業員数に応じて、1人あたり250円（税抜）となっています。ただし、5アカウントまでは無料でご利用いただけるため、小規模な企業や店舗にもおすすめです。初期費用は無料で、今まで勤怠システムを利用したことがない方でもイニシャルコストを気にせずご利用いただけます。
導入事例では、ある企業で作業時間が1/5になり、労務人件費が80%削減されたとのことです。また、利用者からは「紙のタイムカードと違い、パソコンから従業員ごとの出勤状況が見れる」「エクセルやPDFで簡単に出力・印刷も可能で、従業員の勤務状況の詳細を把握することが楽になった」など、高い評価を得ています。
打刻keeperは、導入コストが低く、スピーディーに運用開始できるため、中小企業や店舗などにおすすめの勤怠管理システムです。自社の運用に合わせたオーダーメイドの設定で、労務管理の効率化と生産性向上を図りたい企業は、ぜひ打刻keeperの導入をご検討ください。
以上、労務管理と勤怠管理を効果的に行うためのポイントを解説してきました。労務管理と勤怠管理は、単なる法令遵守やコスト管理の問題ではなく、企業の持続的成長と従業員のウェルビーイングに直結する重要な経営課題です。デジタル技術を活用した勤怠管理システムの導入は、業務の効率化や生産性向上、リスクマネジメントに大きく寄与します。同時に、労働関連法規の遵守や、適切な労働条件の確保など、労務管理の基本を徹底することも忘れてはなりません。 これからの時代、企業には、労務管理と勤怠管理の高度化と戦略的な運用が求められます。従業員一人ひとりが、安心して働くことができ、そして、いきいきと能力を発揮できる職場環境を実現することが、企業の発展と社会の持続可能性につながるのです。本ガイドを参考に、自社の労務管理と勤怠管理の在り方を見直し、より良い労働環境の構築に役立てていただければ幸いです。